Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
09.02.2022
ВОПРОС
Могут ли какие-то приказы храниться в электронном виде?
ОТВЕТ
Могут храниться приказы - электронные документы с учетом следующего. Корректно говорить о хранении документов в электронном виде и хранении электронных документов.
 |
Справочно Документ в электронном виде - документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики (п.7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. абз.7 п.7 Правил № 20 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Определение термина «документ в электронном виде» приводится в абз.13 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З): документ в электронном виде - документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств. Комментарий см. здесь.
Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи (ЭЦП) открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз.16 ст.1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Подлинность электронного документа подтверждает ЭЦП, а подлинность документа в электронном виде может не подтверждаться или подтверждаться с использованием аналогов собственноручной подписи (факсимиле, пароль, цифровой водяной знак и др.). |
Приказы, подписанные сертифицированными средствами ЭЦП, то есть являющиеся электронными документами, могут храниться в таком виде при определенных условиях.
Так, приказы, имеющие срок:
• временного (до 10 лет) хранения, могут находиться на оперативном хранении в информационной системе, в которой они созданы, если она обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.
|
|
Справочно Целостность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения (абз.12 ч.1 ст.1 Закона № 113-З); |
• хранения постоянно или временный (свыше 10 лет), должны храниться в специальной архивной информационной системе, соответствующей требованиям Правил № 20.
Если в организации такой системы нет, осуществляется хранение идентичных по содержанию приказов на бумажном носителе или копии приказов на бумажном носителе, заверенных в установленном порядке (ч.2 п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь. |
Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе
 |
Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам. |