Материал помещен в архив

ВОПРОС

Может ли негосударственная организация добровольно стать источником комплектования государственного архива?

ОТВЕТ

Может.

Негосударственные организации и граждане имеют право на участие в комплектовании государственных архивов и включение их документов в состав государственной части Национального архивного фонда (часть третья ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Законом с изменениями, внесенными Законом от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

Документы включаются в состав Национального архивного фонда по решению государственных архивных учреждений на основании экспертизы их ценности, проводимой государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями. Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии (часть первая ст.10 Закона).

Справочно Порядок проведения экспертизы ценности документов закреплен в главах 7-9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Документы Национального архивного фонда негосударственных организаций, созданные или приобретенные ими на законных основаниях, находятся в собственности этих организаций. Собственники этих документов владеют, пользуются и распоряжаются ими в соответствии с гражданским законодательством (часть первая ст.16 Закона).

Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками организаций - источников комплектования архива.

Включению организаций в список организаций - источников комплектования государственного архива предшествует их обследование работником архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива (части первая - третья п.115 Правил работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 № 7).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.22 Правил работы государственных архивов, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 119.

Негосударственные организации включаются в списки источников комплектования государственных архивов с их согласия на основании договора хранения (часть третья ст.9 Закона).

Таким образом, Закон определяет особый порядок включения негосударственных организаций в список источников комплектования государственных архивов. Негосударственные организации включаются в этот список с их согласия на основании договора хранения документов государственной части Национального архивного фонда.

Такой порядок применим только к негосударственным организациям, не подчиненным (не входящим в состав, систему) государственным органам, государственным организациям, подчиненным Совету Министров Республики Беларусь, расположенным на территории Республики Беларусь, и (или) если доля государственной собственности в их уставном фонде составляет менее 50 % (п.22 Методических рекомендаций по комплектованию государственных архивов Республики Беларусь документами негосударственных организаций, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.04.2020 № 8, далее - Методические рекомендации).

Негосударственная организация может сама инициировать процесс ее включения в список организаций - источников комплектования государственного архива, например, направив соответствующее письмо в государственный архив.

Справочно Пример письма о включении негосударственной организации в список источников комплектования государственного архива см. здесь.

Государственный архив письменно должен сообщить, кто и когда будет обследовать организации (п.25 Методических рекомендаций).

Справочно Перечень областных и зональных государственных архивов, а также обслуживаемые ими зоны (административно-территориальные единицы) закреплены в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 20.03.2012 № 243. Контактные данные государственных архивных учреждений можно найти здесь.

По результатам обследования работник государственного архива составляет заключение об отнесении организации к числу источников комплектования государственного архива, в котором отражаются административно-территориальная принадлежность, вид организации, ее функционально-целевое назначение, представительство однородных организаций в зоне комплектования государственного архива, краткая характеристика состава документов и документирования основных функций, степень отражения деятельности организаций в документах других организаций. Заключение рассматривается на заседании экспертно-методической (экспертно-проверочной) комиссии (ЭМК (ЭПК)) государственного архива, где принимается решение о включении негосударственной организации в список источников комплектования государственного архива. Определяется форма приема документов - полная или выборочная (пп.27, 30 Методических рекомендаций).

В негосударственную организацию направляются заключение, письмо о результатах рассмотрения заключения или выписка из протокола заседания ЭМК (ЭПК) и проект договора хранения (п.32 Методических рекомендаций).

11.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года