Материал помещен в архив

ВОПРОС (ООО «П»): В 2009 г. в организации было заведено дело «Договоры со страховыми организациями о страховании, состраховании и перестраховании», срок хранения которого согласно ст.662 Перечня типовых документов 2001 г. был установлен «постоянно».

В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), нет аналогичного пункта. Все пункты, в которых встречается слово «страхование», относятся к страхованию работников (государственное социальное страхование).

Может ли организация применить п.66 Перечня (договоры по финансово-хозяйственной деятельности) для установления срока хранения дела с договорами по страхованию?

В таком случае срок хранения договоров будет 3 года (после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства).

Стоит ли уменьшать срок хранения или лучше закрепить протоколом экспертной комиссии организации (далее - ЭК) установленный ранее срок хранения (постоянно) за неимением аналогичного пункта в Перечне?

ОТВЕТ: В указанной ситуации п.66 Перечня организация применить не может.

Действительно, в новом Перечне отсутствует отдельная глава, аналогичная разделу IV отмененного Перечня типовых документов, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, в котором были отражены сроки хранения документов по страхованию. При определении сроков хранения договоров о страховании определять срок их хранения по п.66 Перечня некорректно, так как договоры о страховании юридических лиц не относятся к категории договоров по финансово-хозяйственной деятельности.

В случае если сроки хранения интересующих документов не закреплены ни в Перечне, ни в иных нормативных актах, то сроки их хранения уполномочена определять ЭК организации (в соответствии с п.176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и пп.55 и 56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143. Решение об установлении сроков хранения документов должно быть отражено в протоколе заседания ЭК, который подлежит утверждению руководителем организации. При этом в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, такое решение должно быть согласовано с соответствующим государственным архивом, а в организациях, имеющих вышестоящую организацию, - с центральной ЭК вышестоящей организации.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»