Материал помещен в архив

ВОПРОС

Может ли организация пройти сертификацию системы управления документами на соответствие требованиям СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного и введенного в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 01.04.2016 № 27?

ОТВЕТ

Порядок проведения сертификации системы управления документами на соответствие требованиям СТБ ISO 15489 на сегодняшний день не предусмотрен.

Государственный стандарт СТБ ISO 15489:

• распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми организацией в процессе ее деятельности либо лицом, на которого возложены обязанности по созданию и обеспечению сохранности документов;

• содержит рекомендации по определению ответственности организаций за документы, политику и порядок управления документами, документные системы, а также за процессы, связанные с ними;

• содержит рекомендации по управлению документами в рамках процессов управления качеством в соответствии с ISO 9001 и ISO 14001;

• содержит рекомендации по проектированию и внедрению документных систем;

• не распространяется на управление архивными документами (п.1 СТБ ISO 15489).

Принципы и правила управления документами, отраженные в СТБ 15489, должны применяться в рамках процессов управления качеством в соответствии с СТБ ISO 9001 и СТБ ИСО 14001. Управление документацией в соответствии с положениями ISO 15489-1:2001 рассматривается Международной организацией по стандартизации как непременное условие действенной системы управления качеством организации (п.3 Методических рекомендаций по внедрению и применению предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.06.2013 № 28).

В свою очередь, порядок проведения сертификации системы управления документами на соответствие требованиям СТБ ISO 15489 на сегодняшний день не предусмотрен. Соответственно, организации вправе добровольно применять указанный стандарт (полностью или частично).

26.01.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела