Материал помещен в архив

ВОПРОС

Может ли организация в локальном правовом акте предусмотреть возможность подписания докладной записки средствами системы электронного документооборота без использования ЭЦП?

ОТВЕТ

Может.

Порядок использования иных аналогов собственноручной подписи, а также обращения документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств ЭЦП, устанавливается законодательством Республики Беларусь и (или) соглашением сторон (часть третья ст.2 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ч.3 ст.2 Закона № 113-З с учетом изменений, внесенных Законом от 14.10.2022 № 213-З.

Локальными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ. Отсутствие ЭЦП также допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера (части первая, четвертая п.222 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Справочно Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 названной Инструкции). Докладная записка относится к документам информационно-справочного характера.

Таким образом, организация в локальных правовых актах может установить порядок, в соответствии с которым докладная записка подписывается средствами системы электронного документооборота (например, посредством проставления соответствующей отметки) без использования ЭЦП.

15.06.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела