Материал помещен в архив

ВОПРОС

Можно ли формировать акт оказанных услуг в виде документа в электронном виде без электронной цифровой подписи?

ОТВЕТ

Нельзя. Акт может быть оформлен в виде электронного документа, подписанного сертифицированным средством электронной цифровой подписи.

Акт оказанных услуг (выполненных работ) - это первичный документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг (выполнения работ). Акт подтверждает, что услуги оказаны (работы выполнены) в полном объеме, а у заказчика нет претензий к исполнителю.

Справочно Первичный учетный документ - документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (абзац 13 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее - Закон № 57-З).

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона № 57-З).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи (п.7 ст.10 Закона № 57-З).

Электронный документ - это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Подлинность электронного документа - это свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (абзац 7 части первой ст.1 Закона № 113-З).

Соответственно, иные документы в электронном виде, которые не подписаны сертифицированным средством электронной цифровой подписи, электронными документами не являются.

Действие Закона № 113-З не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (часть вторая ст.2 Закона № 113-З).

Документ в электронном виде - документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики (абзац 7 п.7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. абз.7 п.7 Правил № 20 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Определение термина «документ в электронном виде» приводится в абз.13 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З): документ в электронном виде - документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств.

Функции оператора корневого и иных удостоверяющих центров Государственной системы управления открытыми ключами выполняет РУП «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ) (абзац 2 подп.5.1 п.5 Указа Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 июня 2022 г. следует руководствоваться подп.5.1 п.5 Указа № 515 в ред. Указа от 31.05.2022 № 188.

Таким образом, НЦЭУ осуществляет выдачу сертифицированных средств электронной цифровой подписи.

Исходя из изложенного акт оказанных услуг не может быть оформлен как документ в электронном виде без применения сертифицированного средства электронной цифровой подписи, но может быть оформлен в виде электронного документа, подписанного сертифицированным средством электронной цифровой подписи.

03.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года