Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Можно ли формировать в одно дело вместе с трудовыми договорами заявления работников и уведомления организации о продлении, прекращении трудовых отношений и т. п.?

ОТВЕТ: Можно при условии, что уничтожить заявления и уведомления можно будет после истечения срока хранения трудового договора.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (часть вторая п.44 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Трудовые договоры хранятся 3 года после окончания срока их действия (п.641 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Заявления работников и уведомления организации о продлении, прекращении трудовых отношений хранятся 3 года (п.644 названного перечня).

Таким образом, указанные документы можно хранить в одном деле, но при этом уничтожить заявления и уведомления можно будет после истечения срока хранения трудового договора.

04.05.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела