Вопрос-ответ от 13.11.2012
Автор: Сукач А.

Можно ли хранить авторские договоры и акты приема-передачи произведений на использование 75 лет (по аналогии с документами по личному составу), если в этих документах содержатся сведения о перечислении денежных сумм, которые могут считаться доходами физических лиц и за этими сведениями в организацию авторы могут обратиться через длительный промежуток времени?


 

Материал помещен в архив

 

ВОПРОС (ООО «П»): Можно ли хранить авторские договоры и акты приема-передачи произведений на использование 75 лет (по аналогии с документами по личному составу), если в этих документах содержатся сведения о перечислении денежных сумм, которые могут считаться доходами физических лиц и за этими сведениями в организацию авторы могут обратиться через длительный промежуток времени?

 

ОТВЕТ: Да, можно.

В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, срок хранения таких договоров и актов не закреплен. В случае если срок их хранения в иных актах законодательства также не закреплен, то сроки их хранения уполномочена определять экспертная комиссия организации. В том числе может быть принято решение о длительном сроке хранения документов.

Представленная позиция о необходимости длительного (в течение 75 лет) хранения указанных договоров и актов приема-передачи произведений представляется обоснованной. В этом контексте следует упомянуть о пояснении к п.21.4 Перечня, которое имеет смысл учитывать при определении сроков хранения не только приказов (распоряжений, указаний) по личному составу, но также иных документов. В случае если организация предполагает, что документы могут быть использованы при определении размеров каких-либо социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), то такие документы целесообразно хранить 75 лет.

 

13.11.2012 г.

 

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

 

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»