Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли хранить авторские договоры и акты приема-передачи произведений на использование 75 лет (по аналогии с документами по личному составу), если в этих документах содержатся сведения о перечислении денежных сумм, которые могут считаться доходами физических лиц, и за этими сведениями в организацию авторы могут обратиться через длительный промежуток времени?

ОТВЕТ: Да, можно.

В перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, срок хранения таких договоров и актов не закреплен. В случае если срок их хранения в иных актах законодательства также не закреплен, то сроки хранения уполномочена определять экспертная комиссия организации. В том числе может быть принято решение о длительном сроке хранения документов.

Позиция о необходимости длительного (в течение 75 лет) хранения указанных договоров и актов приема-передачи произведений представляется обоснованной. В этом контексте следует упомянуть пояснение к подп.21.4 п.21 названного перечня, которое имеет смысл учитывать при определении сроков хранения не только приказов (распоряжений, указаний) по личному составу, но также иных документов. В случае если организация предполагает, что документы могут быть использованы при определении размеров каких-либо социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), то такие документы целесообразно хранить 75 лет.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. в подп.21.4 п.21 перечня № 140 внесено дополнение постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56: если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации».

27.07.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года