Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли на кадровых документах ставить факсимиле?

ОТВЕТ: Нельзя.

Вопрос о правомерности проставления факсимиле на документах возникает у многих руководителей и специалистов. Часто руководитель организации сам решает, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя. При этом он может не учесть некоторые требования законодательства. Поэтому напоминаем, что решение об использовании факсимиле нужно принимать на основании следующего: если закон требует проставления личной подписи лица, а специальной оговорки о возможности использования факсимиле нет, то его использование не имеет правовой основы, а, соответственно, и юридической силы.

Использование факсимиле допускается при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п.2 ст.161 Гражданского кодекса Республики Беларусь), то есть в сфере гражданско-правовых отношений.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. п.2 ст.161 вышеназванного Кодекса исключен Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 № 135-З. Комментарий см. здесь.

Однако в ст.18 Трудового кодекса Республики Беларусь четко указано, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. В данном случае речь идет исключительно о собственноручных подписях сторон договора, а не об их факсимильном аналоге.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.18 вышеназванного Кодекса внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Следует принимать во внимание то, что документы, создаваемые в целях оформления трудовых отношений между работником и нанимателем, относятся к системе организационно-распорядительной документации, требования к составлению и оформлению которой установлены актами законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

При оформлении кадровых документов должны соблюдаться правила, установленные СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным  постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (введен в действие с 1 июня 2017 г.).

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия) (п.7.22 СТБ 6.38-2016).

Факсимиле представляет собой точное воспроизведение личной подписи на документе, то есть фактически оно выступает как «заменитель» подписи лица, уполномоченного подписывать документ.

Факсимиле не дает возможности утверждать, что в кадровом документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Если руководитель организации по какой-то причине не может подписать необходимые кадровые документы, следует издать приказ о предоставлении права подписи другому лицу, например заместителю руководителя организации.

Таким образом, использование факсимиле для подписания кадровых документов не допускается.

14.06.2017

Наталия Дульская, юрисконсульт I категории спортивного учреждения «Хоккейный клуб "Химик"»