Материал помещен в архив

ВОПРОС

Можно ли несколько документов, созданных на бумажных носителях, отсканировать в один файл, подписать ЭЦП и отправить по СМДО?

ОТВЕТ

Да, можно.

При передаче одного сообщения в СМДО к нему предъявляются следующие требования:

• объем всех вложений (вложенных файлов) не должен превышать 200 Мб;

• количество уникальных файлов-вложений - до 20;

• количество уникальных ЭЦП на 1 файл - до 20;

• количество абонентов СМДО-получателей - до 100 (подп.3.4.2 п.3 Регламента функционирования системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь, утвержденного первым заместителем директора РУП «Национальный центр электронных услуг» от 11.07.2019).

Таким образом, названный Регламент функционирования СМДО напрямую не запрещает отсканировать несколько документов, поместить их в один файл и подписать ЭЦП.

Перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл. В один файл могут быть включены основной документ и приложения, а также электронное отображение резолюции, выполненной на отдельном листе.

Объединение в один файл двух и более документов, имеющих разные регистрационные индексы, допускается только в случае, если оригиналы включены в одно дело, которое к моменту создания электронных копий переплетено, листы пронумерованы. В этом случае электронная копия должна содержать электронные отображения обложки и всех листов дела (п.61 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. ч.2 п.61 Инструкции № 19 исключена постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Таким образом, при отправке по СМДО в одном файле возможно объединение основного документа, приложений к нему, листа резолюций и др.

13.03.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела