Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли относить к делу фонда и хранить в нем:

• сводные описи дел (годовые разделы сводной описи) постоянного хранения, справочный аппарат к ним;

• сводные описи дел (годовые разделы сводной описи) по личному составу;

• сводные описи дел (годовые разделы сводной описи) временного (свыше 10 лет) хранения,

или необходимо заводить отдельные дела с этими документами?

ОТВЕТ: Годовые разделы сводных описей дел лучше всего вести в отдельных делах.

Пункт 107 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, определяя срок хранения дела фонда, раскрывает состав документов, которые в нем хранятся: паспорт архива, историко-архивная справка к фонду, акты проверки наличия и состояния дел фонда, акты приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях дел (документов) и др.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 января 2015 г. п.107 перечня № 140 на основании постановления Минюста РБ от 12.12.2014 № 242 изложен в новой редакции.

В понятие «и др.» можно включить и другие документы, характеризующие состояние архивного фонда, в т.ч. и сводные описи дел.

Однако, как показывает практика, годовые разделы сводных описей дел лучше всего вести в отдельных делах. Организация сама должна определить, как лучше формировать дела с описями. Если организация бесструктурная, небольшая, то можно завести на каждый вид описи отдельное дело и хранить годовые разделы в хронологическом порядке в одном деле. Если в организации существует достаточно стабильная структура, то можно для каждого структурного подразделения завести отдельную папку, в которой будут храниться все виды сдаточных описей, а для каждого вида сводных описей завести отдельные папки.

Таким образом, при организации работы архива необходимо руководствоваться принципом целесообразности. Абсолютно неважно, сколько папок всего будет заведено. Главное, чтобы существовали определенная система в работе, а также порядок в оформлении и состоянии дел.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист