Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Можно ли при увольнении сотрудника в личное дело подшить личную карточку?

ОТВЕТ

Нельзя.

Перечень и порядок документов, входящих в личное дело, определены пп.6-8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

Наниматель самостоятельно определяет целесообразность ведения личных карточек работников.

Личные дела формируются на каждого работника (руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников) в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, согласно части второй п.2 названной Инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2022 г. из ч.2 п.2 Инструкции № 2 слова «государственных служащих» исключены постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121.

В опись дел по личному составу включаются в том числе личные карточки работников, личные дела работников.

Справочно Форма описи дел по личному составу приведена в приложении 13 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 13 к Правилам № 143 исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Личные карточки необходимо формировать в отдельное дело от личного дела. Смысл такого разделения состоит в том, что в случае утери личного дела сведения о работнике будут сохранены в личной карточке.

Обложка личного дела, подготовленного к передаче в архив организации (личные карточки) (пример)

Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками уволенных работников включаются в опись дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

06.04.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела