Материал помещен в архив

ВОПРОС

Можно ли привлечь стороннюю организацию для разработки номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иных локальных правовых актов организации по архивному делу и делопроизводству?

ОТВЕТ

Можно.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (часть первая п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации и каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (пп.152, 153 Инструкции по делопроизводству).

Соответственно, Инструкция по делопроизводству подразумевает, что инструкцию по делопроизводству организации и номенклатуру дел разрабатывают работники организации (в первую очередь - служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ)).

Однако прямого запрета на привлечение специалистов сторонних организаций для выполнения таких работ Инструкцией по делопроизводству не установлено.

Таким образом, любая организация вправе привлечь специалистов сторонних организаций для разработки инструкции по делопроизводству или номенклатуры дел.

Привлечение специалистов сторонних организаций для проведения разработки инструкции по делопроизводству не отменяет необходимости соблюдения установленной Инструкцией по делопроизводству процедуры подготовки указанных документов (утверждение руководителем организации, внутреннее согласование и др.). Специалисты сторонних организаций готовят проекты соответствующих документов, которые приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем организации и необходимого внутреннего согласования.

Справочно Подробно см. подборку «Номенклатура дел организации».

03.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года