Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли регистрировать факсовые копии документов с запросами на получение информации, являющейся коммерческой тайной?

ОТВЕТ: Согласно Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно в канцелярии или ином структурном подразделении, выполняющем функции службы документационного обеспечения управления (служба ДОУ). Исключение составляют только документы, регистрируемые в структурных подразделениях (например, бухгалтерская документация), и документы, не подлежащие регистрации (примерный перечень таких документов приведен в приложении к Примерной инструкции). Поэтому в случае поступления в организацию документа по любому открытому каналу передачи информации (почта, факс, фельдъегерская связь, электронная почта и т.п.) независимо от содержания поступившего документа он должен быть централизованно зарегистрирован в службе ДОУ в день поступления (кроме случаев, подпадающих под указанные выше исключения).

В случае если организация обладает информацией, отнесенной в установленном порядке к коммерческой либо иной охраняемой законодательством тайне (далее - конфиденциальная информация), то для работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в организации необходимо организовать отдельное конфиденциальное делопроизводство. Организация конфиденциального делопроизводства предполагает установление особого порядка подготовки, оформления, учета и использования конфиденциальных документов.

Таким образом, если в организацию по открытому каналу связи поступил запрос о предоставлении информации, являющейся коммерческой тайной, то такой запрос, в т.ч. поступивший по факсу, должен быть зарегистрирован в порядке общего делопроизводства службой ДОУ в день поступления. Подготовка ответа (при необходимости) на такой запрос и его отправка должны осуществляться с учетом установленных в организации требований по работе с конфиденциальными документами.

15.10.2007 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.