Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли в личное дело работника подшивать не выписку из приказа (например, о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д.), а приказ, набранный на компьютере и подписанный руководителем?

ОТВЕТ: Можно, но не подписанный руководителем, а заверенный в установленном порядке.

В соответствии с правилами делопроизводства первый экземпляр распорядительного документа (приказа, распоряжения), оформленный в установленном порядке на бланке и подписанный руководителем организации, подшивается в дело согласно утвержденной номенклатуре дел.

Второй, третий и последующие экземпляры приказа, получаемые автоматически при распечатке документа с помощью принтера, оформляются на чистых листах бумаги формата А4. Как правило, эти экземпляры руководителем не подписываются. На них проставляются дата и регистрационный индекс (переносятся с подписанного первого экземпляра), а также отметка о заверении копии.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь не предусматривают вариант, при котором руководитель организации подписывает не только первый, но и второй, третий и последующие экземпляры документа. При возникновении такой ситуации дополнительные экземпляры документа особого заверения не требуют и в таком виде могут быть включены в личные дела работников.

15.10.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела