Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Можно ли включать в личное дело незаверенные ксерокопии документов об образовании, в том числе о повышении квалификации, переподготовке (аттестатов, дипломов, свидетельств и др.)?

ОТВЕТ: Можно, если указанные копии документов изготовлены с использованием средств оперативной полиграфии («ксерокса») и содержат факсимильное воспроизведение подписи (подписей) подлинников этих документов.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке (п.15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации, документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), а также документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее - постановление № 1256) (часть двенадцатая п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39) часть двенадцатая п.64 Инструкции по делопроизводству изложена в следующей редакции: «Организация может заверять копии документов: созданных в самой организации; полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.); включаемых в состав личных дел; предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. № 1256 "О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц", иными актами законодательства.».

Копии документов об образовании, в том числе изготовленные в организации с использованием средств оперативной полиграфии в целях формирования и ведения личных дел работников, не относятся к категории документов, полученных организацией в подтверждение полученных ею прав, полномочий и обязанностей.

Такие копии не подпадают также под действие постановления № 1256, так как создаются в организации для внутреннего пользования (формирования и ведения личных дел) и не связаны с вопросами выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

Так, юридические лица рассматривают заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» либо Законом Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (подп.1.6 п.1 постановления № 1256).

Вопросы, связанные с формированием и ведением личных дел работников, под действие указанных выше законов не подпадают.

На этом основании организация может включить в личное дело работника копии документов об образовании либо заверенные нотариально, либо незаверенные - в случае, если указанные копии документов изготовлены с использованием средств оперативной полиграфии («ксерокса») и содержат факсимильное воспроизведение подписи (подписей) подлинников этих документов согласно части десятой п.64 Инструкции по делопроизводству.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением № 39  из части десятой п.64 Инструкции по делопроизводству слова «Республики Беларусь» исключены.

Обратите внимание! До внесения в 2013 году в Инструкцию по делопроизводству изменений (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.01.2013 № 9) в ней содержалась норма, согласно которой организации были вправе изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формирования личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.). При этом наличие этой нормы не исключало возможность не заверять «ксерокопии» документов об образовании, включаемые в личное дело работника на основании положений части одиннадцатой (в настоящее время - части десятой) п.64 Инструкции по делопроизводству.

19.11.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела