Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли включать в личное дело работника копии документов, не заверенных, но подписанных руководителем организации, иным уполномоченным лицом?

ОТВЕТ: Прямая норма, запрещающая подписывать второй экземпляр приказа, иного распорядительного документа о приеме на работу, в том числе для целей формирования в личное дело работника, в законодательстве отсутствует.

В то же время нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства установлено, что первый экземпляр приказа (подлинник) подписывается ее руководителем, иным уполномоченным лицом, которое проставляет в приказе дату его подписания (дату издания) (часть вторая п.46, часть восемнадцатая п.57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.46 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

После этого приказ регистрируется в регистрационной форме (журнале, регистрационно-контрольной карточке) (подп.142.2 п.142 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в подп.142.2 п.142 Инструкции слова «созданные и переданные посредством АС ДОУ» заменены словами «документы в электронном виде» постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

В личное дело работника включается копия приказа, которая в зависимости от способа изготовления заверяется одним из способов, установленных п.64 Инструкции.

Например, второй экземпляр приказа, полученный автоматически при распечатке на принтере, может быть заверен с использованием реквизита «Отметка о заверении копии» или путем проставления на месте, отведенном для собственноручной подписи, печати (части пятая, шестая и одиннадцатая п.64 Инструкции). При этом первый экземпляр приказа распечатывается на бланке и после подписания становится подлинником, второй экземпляр, распечатанный на чистых листах бумаги, - копией, на которую после регистрации приказа переносятся дата и регистрационный индекс. Копия заверяется после подписания и регистрации первого экземпляра приказа.

По мнению автора, подписание руководителем организации, иным уполномоченным лицом организации второго, третьего и последующих экземпляров приказа не отменяет того, что эти экземпляры являются копиями, которые подлежат заверению в установленном порядке.

19.11.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела