Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли заверять гербовой печатью факсимиле подписи руководителя учреждения на документах?

ОТВЕТ: При ответе на поставленный вопрос необходимо учитывать 2 принципиальных момента.

1. Согласно п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), подпись и печать являются реквизитами, придающими документу юридическую силу.

Исходя из части второй ст.161 Гражданского кодекса РБ (далее - ГК) использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи допускается при совершении сделок в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Штамп, содержащий факсимильную подпись, называется факсимиле.

Действующее законодательство не оговаривает случаи и порядок применения факсимильной подписи при удостоверении документов, поэтому единственной возможностью ее использования является соглашение сторон о признании такой подписи в качестве удостоверяющего реквизита документа. Статьей 159 ГК определено, что сделки совершаются устно или в письменной форме. Сделка, которая может быть совершена устно, считается совершенной и в том случае, когда из поведения лица явствует его воля совершить сделку.

Следовательно, факсимиле может использоваться при удостоверении договорной документации, отражающей факт совершения сделки. Соответствующее соглашение с участием двух или более сторон может быть оформлено как письменно (в нем будет отражено, какие документы могут удостоверяться с помощью факсимиле), так и устно. Первый вариант является более предпочтительным с точки зрения доказательной силы правомерности использования факсимиле при возникновении споров, в т.ч. в судебном порядке.

Обратите внимание! При удостоверении подлинников (первых экземпляров) организационно-распорядительных документов использование факсимиле не допускается. Инструкция по делопроизводству допускает использование во всех удостоверяющих реквизитах соответствующих документов на бумажном носителе (подпись, гриф утверждения, отметка о заверении копии) только собственноручной подписи.

2. Пунктом 62 Инструкции по делопроизводству установлено, что организации могут изготавливать и использовать 3 вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения, печать, указывающую на ее целевое назначение. Печати организаций, в свою очередь, подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба РБ) и простые.

При этом следует учитывать, что согласно нормам п.18 Инструкции по делопроизводству подпись является обязательным удостоверяющим реквизитом документа, а печать - дополнительным. В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, комплексно определяющий, в каких случаях документы должны удостоверяться печатью. Соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства Республики Беларусь.

Таким образом, факсимиле подписи руководителя может использоваться при удостоверении договорной документации, отражающей факт совершения сделки, если соглашение с участием двух или более сторон о возможности использования такого факсимиле оформлено письменно (предпочтительно) или устно. Печатью организации, в т.ч. гербовой, должны заверяться документы только в тех случаях, когда это предусмотрено актами законодательства Республики Беларусь. При этом если стороны договорились об использовании при заверении договорной документации штампа, содержащего факсимильное воспроизведение собственноручной подписи, то печать организации, в т.ч. гербовая, может использоваться для удостоверения такого рода документов. В иных случаях использование факсимиле подписи руководителя организации, а следовательно - и печати организации для придания документам юридической силы, недопустимо.

03.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела