Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, магистр управления, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

09.08.2021

ВОПРОС

Можно ли журнал (книгу) учета личных дел вести не на бумажном носителе, а в электронном виде?

ОТВЕТ

Инструкция № 2 не регулирует этот вопрос.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине 26.03.2004 № 2. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел (п.20 Инструкции № 2).

Таким образом, в Инструкции № 2 не указано, что журнал (книга) учета личных дел должен вестись исключительно на бумажном носителе.

Срок хранения журналов (книг) учета личных дел - 75 лет (п.640 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке (ч.2 п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а также архивной информационной системы (АИС).

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству).

Журнал (книга) учета личных дел не включен в приложение 20 к Инструкции по делопроизводству.

Поскольку срок хранения журналов (книг) учета личных дел составляет 75 лет, то организации, в которых отсутствуют АС ДОУ и АИС, могут вести указанный журнал как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом хранение указанного журнала (при передаче его в архив) должно осуществляться только на бумажном носителе (путем вывода на бумажный носитель журнала, который велся в электронном виде).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.