Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

14.06.2022

ВОПРОС

На документах, передаваемых по СМДО, нужна ли подпись и печать руководителя?

ОТВЕТ

Указываются наименование должности лица, подписывающего электронный документ, его инициалы и фамилия. Подпись вырабатывается ЭЦП с применением личного ключа. Печать не ставится.

По СМДО передаются только электронные документы, то есть документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью (подп.3.1 п.3 Регламента функционирования системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь, утв. первым заместителем директора РУП «Национальный центр электронных услуг» 11.07.2019).

Оформление электронных документов регламентируется Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.

В реквизите «Подпись» указываются наименование должности лица, имеющего право подписывать электронный документ, его инициалы и фамилия (п.30 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.30 Инструкции № 19 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» (при утверждении должностным лицом), «Гриф согласования» (при согласовании должностным лицом) указываются наименование должности лица, которое будет подписывать, утверждать, согласовывать ЭД, его инициалы и фамилия.

Таким образом, электронный документ должен быть подписан путем выработки ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является лицо, указанное в общей части электронного документа в реквизите «Подпись».

В общей части указываются наименование должности лица, подписывающего электронный документ, его инициалы и фамилия.

Печать на электронных документах не проставляется (п.220 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.