Материал помещен в архив

ВОПРОС

На документах учреждения образования проставляются гриф согласования (в левом верхнем углу) и гриф утверждения (в правом верхнем углу). В документах также используется реквизит «Гриф одобрения».

Насколько такая практика соответствует требованиям нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства? Как правильно оформляется «Гриф одобрения»?

ОТВЕТ

Указанная практика частично соответствует требованиям нормативных правовых актов.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты (часть третья п.60 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству); подп.7.24 п.7 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее - СТБ 6.38-2016)).

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка (часть двенадцатая п.60 Инструкции по делопроизводству):

Лист согласования
прилагается

Таким образом, расположение грифа согласования (в рассматриваемой ситуации) в левом верхнем углу противоречит требованиям Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается (часть шестнадцатая п.52 Инструкции по делопроизводству; подп.7.17 п.7 СТБ 6.38-2016).

Таким образом, расположение грифа утверждения (в рассматриваемой ситуации) в правом верхнем углу соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

Реквизит «Гриф одобрения» не установлен Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

При этом в документах учреждений образования можно встретить оформление указанного реквизита следующим образом:

Пример ОДОБРЕНО Решение Совета университета 30.04.2020 № 9

Исходя из особенностей оформления «Грифа одобрения» можно сделать вывод, что он подменяет собой функции как грифа согласования, так и грифа утверждения.

Поскольку так называемый реквизит «Гриф одобрения» не установлен Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2016, его применение на документах не допускается. Вместо него необходимо использовать гриф утверждения или гриф согласования в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

19.04.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года