Материал помещен в архив

ВОПРОС

На основании каких нормативных правовых актов разрабатывается инструкция по делопроизводству в организации?

ОТВЕТ

Зависит от структуры документа. Основной - Инструкция по делопроизводству.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (часть первая п.4 Инструкции по делопроизводству).

Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19) (часть пятая п.3 Инструкции по делопроизводству).

Особенности подготовки, оформления и (или) обработки, хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства (часть шестая п.3 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, основной документ, на основании которого должна разрабатываться инструкция по делопроизводству организации, - это Инструкция по делопроизводству.

В качестве документа, на основании которого разрабатывается инструкция по делопроизводству организации, также может указываться СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83, так как СТБ 6.38-2016 устанавливает требования, предъявляемые к бланкам документов и оформлению реквизитов документов.

Дополнительно организациям, которые в соответствии с нормативными правовыми актами вправе использовать бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, при разработке инструкции по делопроизводству необходимо использовать следующие документы:

• Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

• Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172.

Если в организации внедрена АС ДОУ, целесообразно при разработке инструкции по делопроизводству организации также использовать и Инструкцию № 19, поскольку порядок работы как с документами на бумажных носителях, так и с электронными документами (документами в электронном виде) будет осуществляться с использованием АС ДОУ.

Инструкция по делопроизводству не устанавливает жесткую структуру инструкции по делопроизводству организации. Поэтому ее структуру определяют разработчики. Инструкция по делопроизводству организации должна последовательно отражать особенности всех стадий работы с документами: от их создания или получения до исполнения, отправки и (или) передачи в архив. Помимо вопросов, отраженных в Инструкции по делопроизводству, в инструкцию по делопроизводству организации можно включить главы, отражающие порядок:

• работы с документами по личному составу и ведения личных дел работников (кадровой документации);

• ведения делопроизводства по административным процедурам;

• работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (речь о документах с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и документах, содержащих коммерческую тайну (с грифом «Коммерческая тайна»));

• ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и др.

Таким образом, если в инструкцию по делопроизводству организации будут включаться вопросы работы со специальными категориями документов (например, обращениями граждан и юридических лиц и др.), в ее вводной части (главе «Общие положения») необходимо отразить нормативные правовые акты, которые регулируют работу со специальной категорией документов (дополнительно к перечисленным выше документам).

Фрагмент главы «Общие положения» инструкции по делопроизводству организации (пример)

Исчерпывающий перечень нормативных правовых актов, на основании которых должна разрабатываться инструкция по делопроизводству организации, зависит от структуры организации.

23.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 по февраль 2021 года

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.