Материал помещен в архив

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ ВЫПЛАТ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Ситуация Организация использует личный микроавтобус работника в служебных целях. В связи с этим в дополнительном соглашении к трудовому договору с работником предусмотрен пункт, согласно которому работник обязуется использовать личный автомобиль для служебных целей в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РБ (далее - ТК). При этом наниматель обязуется компенсировать расходы на приобретение топлива, понесенные работником в процессе эксплуатации транспортного средства. Расчет сумм, подлежащих выплате работнику, определяется с учетом пробега и на основании документов первичного учета. Сумма компенсации за горюче-смазочные материалы (ГСМ) рассчитывается исходя из фактического пробега автомобиля, отраженного в путевых листах (прилагаются товарно-транспортные накладные, где видны пункты погрузки, разгрузки) с учетом линейных норм расхода топлива на соответствующий автомобиль. Цены на топливо берутся из интернета. Оформляются карточки пробега автомобиля, и на основании приказа руководителя производится выплата компенсации. У организации в данной ситуации возникли вопросы: • необходимы ли чеки с автозаправочной станции, в которых видны фактические расходы на приобретение топлива, или достаточно информации из расчета? • облагается ли начисленная сумма компенсации за использование личного автомобиля взносами в Фонд социальной защиты населения (далее - ФСЗН), Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (далее - Белгосстрах) и подоходным налогом?

Сумма компенсации за износ автомобиля устанавливается по договоренности между нанимателем и работником

В соответствии со ст.106 ТК работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Таким образом, размер и порядок непосредственно компенсации за износ автомобиля может быть установлен по договоренности между работником и нанимателем. Кроме того, наниматель обязан возместить работнику расходы, если последний несет их в интересах нанимателя.

Справочно В рассматриваемой ситуации не производится выплата работнику компенсации за износ автомобиля, которая также может иметь место. Поэтому в материале рассматривается только порядок возмещения расходов на топливо.

Возмещение расходов на топливо

При возмещении расходов на топливо необходимо учитывать следующие нормы.

Пунктом 35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107), установлено, что допускается использование личных денежных средств физических лиц в интересах нанимателя.

При этом:

• физические лица должны состоять в трудовых отношениях с юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом;

• между нанимателем и работником должен быть заключен договор (договор поручения или другой аналогичный договор) на осуществление расчетов наличными деньгами в интересах нанимателя.

Использование личных денежных средств физического лица в интересах нанимателя допускается только для приобретения товаров (работ, услуг), необходимых для исполнения данным физическим лицом или иными работниками своих трудовых обязанностей, и в пределах размеров, установленных главой 4 Инструкции № 107.

Физические лица, израсходовавшие наличные деньги в интересах нанимателя, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Согласно п.34 Инструкции № 107 документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются:

• кассовый чек;

• другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

Такими другими документами, в частности, могут быть:

- приходный кассовый ордер формы КО-1, установленной постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38;

- квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов, форма которой установлена постановлением Минторга РБ от 23.08.2011 № 34.

Справочно Порядок приема наличных денежных средств при реализации товаров установлен Положением о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденным постановлением Совета Министров РБ и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16.

Кассовый чек должен содержать следующие сведения:

• номер;

• наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя;

• дату продажи (выполнения работы, оказания услуги);

• наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги);

• сумму и идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов, подтверждающих понесенные расходы, в бухгалтерском учете должны быть сделаны записи:

Списывать топливо можно только по фактическому расходу

Организация не вправе определять расход топлива, использованного при работе автомобиля, исходя из линейных норм.

Списывать в состав затрат необходимо фактически произведенный расход топлива, но в пределах установленных норм расхода. Для контроля за расходованием топлива организациям следует руководствоваться нормами, разработанными в организации и учитывающими условия работы автомобиля. При этом разработанные нормы должны быть утверждены руководителем организации.

Кроме того, организации должны применять нормы расхода топлива для автомобиля в соответствии с Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141 (далее - Инструкция № 141).

Согласно Инструкции № 141 линейная норма расхода топлива - это объем топлива, потребляемый двигателем технически исправного автомобиля на 100 км пробега в литрах или кубических метрах, без учета повышений (понижений) и дополнительного расхода топлива.

Случаи установления повышений (понижений) линейных норм расхода топлива, а также дополнительного расхода топлива предусмотрены Инструкцией № 141.

Повышение (понижение) норм расхода топлива устанавливается приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя на основании Инструкции № 141.

Нормы расхода топлива, рассчитанные в соответствии с Инструкцией № 141, предназначены для использования при учете и контроле расходования топлива механическими транспортными средствами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми организациями и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь.

При эксплуатации автомобилей, используемых для выполнения международных автомобильных перевозок, норма расхода топлива устанавливается руководителями организаций или индивидуальными предпринимателями.

Начисление страховых взносов на выплаты за использование автомобиля в служебных целях

Суммы компенсации расходов на топливо, а также компенсация за износ не являются объектом для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Согласно п.6 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.01.1999 № 115, не подлежат обложению страховыми взносами суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей.

Расходы на приобретение топлива, а также компенсация за износ автомобилей являются такими дополнительными расходами.

Подоходный налог при выплате компенсации

В соответствии с подп.1.3 п.1 ст.163 Налогового кодекса РБ (далее - НК) освобождаются от подоходного налога с физических лиц все виды компенсаций, предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров РБ (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику). Следовательно, компенсация за износ транспортных средств подлежит обложению подоходным налогом.

Согласно подп.2.19 п.2 ст.153 НК не признаются объектом обложения подоходным налогом с физических лиц доходы, полученные плательщиками в денежной или натуральной форме от другого лица для исполнения его поручения по осуществлению каких-либо расчетов, оплаты в его пользу или в пользу третьих лиц за товары (работы, услуги).

Таким образом, суммы возмещения расходов на приобретение топлива, если они оформлены в изложенном выше порядке, не подлежат обложению подоходным налогом.

Суммы возмещения расходов на приобретение топлива, если они рассчитываются и возмещаются в порядке, описанном в ситуации (т.е. без наличия документов, подтверждающих фактически понесенные работником расходы), подлежат обложению подоходным налогом.

27.02.2012 г.

Валентина Прохожая, экономист

От редакции: В постановление Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» на основании постановлений Правления Нацбанка РБ от 27.03.2012 № 136 (с 24 июля 2012 г.) и от 12.11.2012 № 574 (с 1 декабря 2012 г.) внесены изменения и дополнения.