Материал помещен в архив

ВОПРОС: Необходимо ли должностные инструкции регистрировать в отдельном журнале регистрации должностных инструкций?

Какой установлен срок хранения книги регистрации должностных инструкций?

ОТВЕТ: Порядок регистрации документов и формирования их в дела установлен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Должностные инструкции являются внутренними документами организации. Согласно требованиям подп.139.7 п.139 и подп.142.2 п.142 Инструкции внутренние документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, регистрационно-контрольных формах в автоматизированной системе документационного обеспечения управления или при незначительном объеме документооборота в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. подп.142.2 п.142 Инструкции на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложен в новой редакции.

На этом основании можно сделать вывод, что для регистрации должностных инструкций не обязательно вести отдельный журнал, они могут регистрироваться в иных регистрационно-контрольных формах, предусмотренных Инструкцией.

Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации входящих, исходящих и внутренних документов установлен п.103 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, и составляет 3 года. В случае если регистрация должностных инструкций осуществляется в отдельном журнале, то на основании п.103 вышеуказанного перечня для него также должен быть установлен срок хранения 3 года.

03.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела