Материал помещен в архив

ВОПРОС: Необходимо ли нумеровать листы в журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции?

ОТВЕТ: Такой необходимости нет.

Согласно перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, для журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции во всех организациях установлен срок хранения 3 года. Следовательно, журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции относятся к категории дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел (п.181 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, что предусматривает оформление реквизитов обложки дела, на которой указываются:

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

год, в котором заводится дело;

срок хранения дела.

Полному оформлению, предусматривающему в т.ч. нумерацию листов, подлежат только дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после завершения их делопроизводством при подготовке к передаче в архив организации. Листы в деле нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными, в т.ч. листы в них не нумеруются (п.181 Инструкции по делопроизводству).

Следовательно, необходимость нумерации листов в журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции отсутствует.

15.06.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 10 августа 2012 г. постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратило силу.