Материал помещен в архив

ВОПРОС: Необходимо ли прошнуровывать, пронумеровывать и скреплять подписью и печатью следующие виды журналов:

• регистрации инструктажей по охране труда;

• ежемесячного контроля за состоянием охраны труда;

• проведения внутреннего аудита;

• учета технического осмотра и ремонта машин;

• учета электроэнергии и теплоснабжения;

• сдачи объекта под охрану?

ОТВЕТ: Следует учитывать наличие общих и частных норм в законодательстве Республики Беларусь, регламентирующих правоотношения в соответствующих сферах деятельности.

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, который бы устанавливал общую норму, обязывающую прошнуровывать, нумеровать и скреплять подписью и печатью все журналы регистрации (учета).

Например, законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства не предусмотрена необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью и печатью журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе приказов). Аналогично в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, отсутствуют нормы, обязывающие выполнять указанные технические процедуры в отношении журнала (книги) учета личных дел работников.

В то же время в законодательстве могут быть установлены частные нормы, предусматривающие необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью и печатью определенных видов журналов (книг).

Так, журнал учета выдачи служебных удостоверений должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписью руководителя (заместителя руководителя) государственного органа (организации) либо подчиненной ему организации или территориального органа и гербовой печатью (часть вторая п.16 Положения о порядке выдачи и использования служебных удостоверений в государственных органах (организациях), утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 18.03.2008 № 159).

Несмотря на то что с 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства», далее - Декрет № 7), данная норма в соответствующем нормативном правовом акте пока сохранена.

Схожее требование содержится в части седьмой п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя). Необходимость дополнительного скрепления такой книги печатью отменена.

Таким образом, при решении вопроса о необходимости выполнения с конкретной регистрационной (учетной) формой указанных выше технических действий следует, прежде всего, установить наличие правовых норм, определяющих требования к ее ведению и оформлению. Отсутствие частных норм, предписывающих нумерацию, прошнуровывание и скрепление подписью и печатью конкретного журнала (книги), оставляет за организацией право самостоятельно принимать решение о необходимости выполнения соответствующих технических действий.

При этом нужно учитывать, что соответствующие частные нормы могут быть установлены в локальных (ведомственных, отраслевых) правовых актах, разрабатываемых вышестоящей организацией.

Что касается необходимости нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью и печатью журналов, названных в вопросе, в законодательстве содержатся следующие нормы.

1. Журналы регистрации инструктажей по охране труда.

Журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда, регистрации инструктажа по охране труда, регистрации целевого инструктажа по охране труда (в случае его применения) должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации либо уполномоченного должностного лица нанимателя. При этом указывается количество страниц в журнале (цифрами и прописью) (п.62 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 июня 2020 г. Инструкция № 175 изложена в новой редакции постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.05.2020 № 54. Следует руководствоваться п.34 новой редакции Инструкции № 175. Комментарий см. здесь.

2. Журналы ежемесячного контроля за состоянием охраны труда.

Ведение журнала ежедневного контроля за состоянием охраны труда и журнала ежемесячного контроля за состоянием охраны труда предусмотрено пп.19 и 23 Типовой инструкции о проведении контроля за соблюдением законодательства об охране труда в организации, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 26.12.2003 № 159. В указанной Типовой инструкции, а также формах данных журналов, приведенных в приложениях 1 и 2 к ней, необходимость их нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью и печатью не установлена.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 июня 2020 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке осуществления контроля за соблюдением работниками требований по охране труда в организации и структурных подразделениях, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 15.05.2020 № 51. Комментарии см. здесь.

3. Журналы проведения внутреннего аудита.

Внутренний аудит в организации может проводиться по разным вопросам. Специальных норм, обязывающих нумеровать, прошнуровывать и скреплять подписью и печатью журналы внутреннего аудита, в законодательстве выявить не удалось.

4. Журнал учета технического осмотра и ремонта машин.

В Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь есть два акта законодательства, предусматривающих необходимость нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью и печатью журналов, связанных с техническим осмотром и учетом машин.

Данные о машинах, принятых на временный учет, ведутся в журнале учета машин, поставленных на временный учет, который, в свою очередь, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью областной инспекции гостехнадзора и хранится в ней 60 лет (часть вторая п.44 Правил государственной регистрации и государственного учета колесных тракторов, прицепов к ним и самоходных машин, их снятия с государственного учета и внесения изменений в документы, связанные с государственной регистрацией колесных тракторов, прицепов к ним и самоходных машин, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.04.2008 № 630).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 марта 2022 г. п.44 Правил № 630 исключен постановлением Совмина от 25.03.2022 № 175.

Сервисной мастерской ведется учет оказываемых услуг (выполненных работ) по установке, активированию и ремонту цифрового тахографа в журнале учета работ с цифровым тахографом, который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью (штампом) сервисной мастерской (п.4 Положения о требованиях к сервисным мастерским, осуществляющим оказание услуг (выполнение работ) по установке, активированию и ремонту цифровых тахографов, утвержденного постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 16.06.2010 № 46).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 января 2021 г. постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 15.05.2020 № 19 в п.4 Положения № 46 слова «к настоящему Положению» исключены, слова «, прошнурован и скреплен печатью (штампом) сервисной мастерской» заменены словами «и прошнурован».

Несмотря на то что с 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета № 7), данная норма в соответствующих нормативных правовых актах пока сохранена.

5. Журнал учета электроэнергии и теплоснабжения.

Ведение журналов учета электрической и тепловой энергии предусмотрено Инструкцией по организации учета электрической энергии (подп.1.3 п.1) и Положением о присоединении систем теплопотребления и теплоустановок потребителей теплоэнергии к тепловым сетям энергосистемы (подп.5.11 п.5). Оба нормативных правовых акта утверждены приказом Министерства топлива и энергетики Республики Беларусь от 30.04.1996 № 28.

Требование о нумерации, прошнуровывании и скреплении подписью и печатью указанных журналов в данных актах законодательства отсутствует.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 20 декабря 2019 г. приказ № 28 на основании постановления Министерства энергетики Республики Беларусь от 21.10.2019 № 35 утратил силу. С 20 декабря 2019 г. действуют Правила теплоснабжения, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 11.09.2019 № 609.

6. Журнал сдачи объекта под охрану.

Поскольку под охрану могут сдаваться различные объекты, особые требования к ведению соответствующих журналов содержатся в разных нормативных правовых актах Республики Беларусь. Специальных норм, обязывающих нумеровать, прошнуровывать и скреплять подписью и печатью журналы сдачи объекта под охрану, в законодательстве выявить не удалось.

25.02.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела