Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, магистр управления, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

07.10.2021

ВОПРОС

Необходимо ли распечатывать расчетные листки по начислению заработной платы работникам для их хранения в архиве организации?

ОТВЕТ

Зависит от того, созданы ли в организации условия для хранения электронных документов.

Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам составляет 75 лет (п.183 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

Таким образом, лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам относятся к документам временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (ч.2 п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Справочно Под созданием условий для хранения электронных документов следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а также специальной архивной информационной системы.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, возможно:

1) в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, расчетные листки по начислению заработной платы работникам распечатывать и передавать на хранение в архив организации в порядке, установленном для документов на бумажных носителях (пп.42-44 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143);

2) в организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, расчетные листки по начислению заработной платы работникам не распечатывать, а хранить в архиве организации в электронном виде.

Справочно В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, входят в том числе документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе документы по личному составу (абз.2 п.8 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20).

Дополнительно по теме • Хранение документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.