Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Необходимо ли распечатывать расчетные листки работников для передачи их на хранение в архив организации?

ОТВЕТ: Да, необходимо.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Так, дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации (п.97 Правил). В п.165 Правил указан перечень документов, относящийся к документам по личному составу, подлежащих передаче в архив организации:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. из части первой п.165 Правил слова «к настоящим Правилам» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214.

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки.

Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам составляет 75 лет (п.183 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (п.236).

Установление факта получения заработной платы за периоды работы до 1 января 2003 г. подтверждается справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 г. - на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (часть девятая ст.57 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).

Так, лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам имеют высокую социальную значимость, так как являются средством доказывания, свидетельствующим о фактическом заработке, поэтому требование к их хранению в течение 75 лет сохранено.

В журнале «Судовы веснiк» № 3 за 2013 год приводятся сведения, что в ходе обобщения судебной практики установлено, что суды возбуждали и рассматривали в порядке особого производства требования заявителей об установлении факта получения зарплаты и за период работы после 1 января 2003 г., когда был введен персонифицированный учет.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2021 г. часть девятая ст.57 Закона № 1596-XII на основании Закона Республики Беларусь от 10.12.2020  № 68-З изложена в новой редакции.

25.08.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела