Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

09.02.2022

ВОПРОС

Необходимо ли распечатывать расчетные листки работников для передачи их на хранение в архив организации?

ОТВЕТ

Необходимо, если в организации не созданы условия для архивного хранения документов в электронном виде.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации (ч.1 п.97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.12 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

Перечень документов, относящийся к документам по личному составу, подлежащих передаче в архив организации, установлен ч.2 п.165 Правил № 143, в том числе к таким документам относятся:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением № 118 ч.2 п.165 после абз.2 и абз.6 Правил № 143 дополнена абзацами: • должностные (рабочие) инструкции работникам; • декларации о доходах и имуществе.

Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам составляет 75 лет (п.183 Перечня № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.204 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Срок хранения - 55 лет. Комментарий см. здесь.

В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, они могут хранится в архивной информационной системе. В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, то есть в таком случае расчетные листки необходимо распечатывать (п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Установление факта получения заработной платы за периоды работы до 1 января 2003 г. подтверждается справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 г. - на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (ч.9 ст.57 Закона от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).

Так, лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам имеют высокую социальную значимость, так как являются средством доказывания, свидетельствующим о фактическом заработке, в связи с этим требование к их хранению в течение 75 лет сохранено.