Материал помещен в архив

ВОПРОС

Необходимо ли регистрировать в организации входящий документ, у которого отсутствует регистрационный номер?

ОТВЕТ

Нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства не содержат ответа на данный вопрос.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• подпись (п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.18 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

С учетом этого возможны два варианта:

1) зарегистрировать такой документ с учетом того, что на нем присутствуют другие реквизиты, придающие ему юридическую силу, - дата и подпись. В регистрационно-контрольной форме в таком случае необходимо сделать отметку, что у документа отсутствует регистрационный индекс;

2) составить акт об отсутствии на документе регистрационного индекса, один экземпляр которого вместе с входящим документом вернуть отправителю.

При принятии решения необходимо учитывать специфику, автора и содержание поступившего документа.

23.10.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела