Материал помещен в архив

ВОПРОС: Необходимо ли регистрировать входящие письма рекламного характера, предложения о сотрудничестве, приглашения на семинары, тренинги и т.д., если они имеют исходящий номер и дату? Необходимо ли хранить такие письма или можно их уничтожить?

ОТВЕТ: Решение о необходимости регистрации и хранения таких документов следует закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

Как правило, названные документы не регистрируют и в дела согласно номенклатуре дел организации не формируют.

Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

При этом согласно приложению 5 к Инструкции по делопроизводству не подлежат регистрации:

• документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;

• поздравительные письма и телеграммы;

• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;

• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);

• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

С учетом небольшой значимости подобного рода документов для текущей деятельности, а также для отражения истории деятельности организации, они, как правило, не формируются в дела согласно номенклатуре дел и, соответственно, могут быть уничтожены по мере необходимости.

Вместе с тем следует учитывать нормы государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 12.03.2012 № 14. Согласно указанному стандарту следует регистрировать и сохранять документы, которые могут быть использованы в качестве доказательства деловой деятельности организации или как основа для осуществления такой деятельности (т.е. для совершения должностными лицами организации юридически значимых действий).

С учетом изложенного в организации может быть принято решение о необходимости регистрации и хранения соответствующих категорий документов. Такое решение следует закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

06.02.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года