Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Необходимо ли регистрировать входящие письма рекламного характера, предложения о сотрудничестве, приглашения на семинары, тренинги и т. д., если они имеют исходящий номер и дату? Необходимо ли хранить такие письма или можно их уничтожить?

ОТВЕТ: Решение о необходимости регистрации и хранения таких документов следует установить на локальном уровне.

Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления и утверждаемый руководителем организации. Такой перечень может быть включен в инструкцию по делопроизводству организации.

К таким документам относятся:

• документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;

• поздравительные письма и телеграммы;

• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;

• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);

• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг и т. д.

Справочно Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен в приложении 5 к названной Инструкции.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. приложение 5 к Инструкции № 4 на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 утратило силу.

Если принято решение о том, что вышеперечисленные документы не подлежат регистрации, они не формируются в дела согласно номенклатуре дел и могут быть уничтожены.

19.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела