Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Необходимо ли сдавать в архив инвентаризационные описи по основным средствам, если в них содержатся объекты, которые будут существовать все время деятельности организации, то есть более 10 лет?

ОТВЕТ: Нет, инвентаризационные описи по основным средствам не подлежат передаче в архив.

Инвентаризационные описи, как и другие документы об инвентаризации, имеют срок хранения 1 год после ликвидации основных средств, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после ликвидации основных средств (п.215 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.234 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Передаче в архив подлежат дела только постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу (часть первая п.97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Инвентаризационные описи по основным средствам не относятся ни к одной из указанных групп документов, так как являются документами временного (до 10 лет) хранения.

Однако с учетом того, что инвентаризационные описи действительно фактически могут храниться в течение всего времени деятельности организации, допускается передавать их в архив организации на основании части второй п.98 вышеназванных Правил. При этом передачу дел с инвентаризационными описями необходимо согласовать с лицом, ответственным за архив, и руководителем организации. Их решение в первую очередь зависит от наличия свободной площади в архиве для хранения указанных документов. Передача дел осуществляется по описям или номенклатуре дел.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.97 и 98 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

18.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела