Материал помещен в архив

ВОПРОС: Необходимо ли ставить отметку о снятии с контроля на обращениях граждан (на самом обращении гражданина)?

ОТВЕТ: На обращениях граждан проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и состав реквизитов, используемых при их подготовке и оформлении, содержатся в:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

В данных документах установлено 32 реквизита. Реквизит «Отметка о снятии с контроля» отсутствует. Его функцию на документе выполняет реквизит «Отметка об исполнении и направлении в дело», который состоит из:

• слов «В дело»;

• номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

• даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении;

• собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя;

• даты направления документа в дело.

Такая отметка является свидетельством завершения работы над документом (часть вторая п.65 названной выше Инструкции).

Также необходимость проставления на каждом обращении граждан отметки об исполнении и направлении в дело после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов закреплена в части первой п.24 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело при исполнении письменных обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений, проставляется на копии ответа, направленного гражданину.

Сведения о снятии обращения с контроля могут отражаться в регистрационно-контрольной форме регистрации обращения - журнальной, карточной, электронной.

12.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела