Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Необходимо ли в номенклатуры дел за предыдущие годы, которые уже сданы в архив, вносить заголовки найденных и оформленных дел и нужно ли при этом исправлять уже заполненные итоговые записи к соответствующим номенклатурам, ведь количество дел изменится? Или достаточно внести заголовки найденных дел в рабочие экземпляры номенклатур?

При внесении информации в рабочие экземпляры номенклатур необходимо ли дублировать ее в номенклатурах, сданных в архив? Как правильно вносить исправления в уже утвержденные номенклатуры дел, например, при указании неверного срока хранения, пункта перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень № 140), уточнении заголовка дела, примечания и пр.?

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

ОТВЕТ

После окончания делопроизводственного года и оформления итоговой записи к номенклатуре дел в нее не вносятся изменения.

Такой подход объясняется назначением номенклатуры дел, которая обеспечивает группировку документов в дела, их систематизацию и учет в процессе формирования дел и их оперативного хранения в делопроизводстве.

При обнаружении дела, не включенного в номенклатуру дел, после окончания делопроизводственного года, в течение которого оно формировалось, проводится экспертиза ценности данного дела.

В результате проведения экспертизы ценности документов определяется срок их хранения, на основании чего они включаются в опись дел (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу) или в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. То есть на такие дела учетным документом является опись.

В отличие от номенклатуры дел в годовые разделы сводных описей дел допускается включать заголовки дополнительно обнаруженных дел. Соответствующий порядок закреплен в п.118 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

В связи с этим номенклатура дел должна быть актуальной в делопроизводственном году, на который она составлена. Поэтому в номенклатуру дел текущего года должны вноситься изменения, касающиеся заголовков дел, сроков хранения документов и др. Порядок внесения изменений зависит от их характера.

Если в течение делопроизводственного года заводится новое дело, оно должно быть включено в утвержденную номенклатуру дел. Для этого в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Внесение изменений в номенклатуру дел осуществляется в таком же порядке, как и ее утверждение: они рассматриваются на заседании экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) организации, решение отражается в протоколе ее заседания, подлежащем утверждению руководителем организации.

Справочно Подробно см. «Номенклатура дел на следующий год утверждается, как правило, в конце предшествующего года. Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел?».

Если в течение делопроизводственного года в Перечень № 140, использованный при составлении номенклатуры дел, вносятся изменения, в номенклатуру дел также вносятся соответствующие изменения.

Порядок их внесения закреплен в подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

После утверждения протокола заседания экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) организации изменения в номенклатуру дел организации вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта по Перечню № 140.

Если в течение делопроизводственного года появлялись дополнительные сведения и уточнения, отражаемые в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел (отметки о переходящих делах, гибридных делах и др.), они вносятся в выписки из номенклатуры дел организации, а затем переносятся в сводную номенклатуру дел в конце делопроизводственного года.

05.03.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела