Материал помещен в архив

ВОПРОС: Ранее должностные инструкции работникам регистрировались в журнале регистрации исходящих (внутренних) документов, а договоры подряда - в общем журнале регистрации договоров.

Необходимо ли вести в организации отдельный журнал регистрации должностных инструкций, журнал регистрации договоров подряда и устанавливать для них срок хранения, соответствующий сроку хранения документов, регистрируемых в них, в связи с принятием нового перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140?

ОТВЕТ: Да, необходимо.

Форма должностных инструкций и договоров подряда предполагает наличие таких реквизитов, как дата и номер документа.

Иными словами, при составлении и оформлении должностных инструкций работникам и договоров подряда необходимо указать их номер и дату, которые определяются при регистрации указанных документов. Следовательно, регистрировать должностные инструкции и договоры подряда необходимо в обязательном порядке. Лучше всего это делать в отдельных, предназначенных только для этих видов документов журналах (книгах).

Какую форму регистрации избрать, организация выбирает самостоятельно, так же как и определяет, какие графы будут содержать журнал, книга, карточки и т.д., так как нормативно формы журналов регистрации названных документов нигде не рассмотрены.

Срок хранения договоров подряда отсутствует в вышеназванном перечне, несмотря на то, что такие договоры заключаются практически во всех организациях. В связи с тем что договоры подряда могут служить основанием для исчисления стажа и размера заработка при начислении пенсии, так как из суммы вознаграждения за работу перечисляется 1 % в пенсионный фонд, то автор рекомендует хранить их 75 лет. Такое решение можно принять на заседании экспертной комиссии организации.

Исходя из здравой логики, журналы, в которых регистрируются документы, должны храниться столько же, сколько и регистрируемые документы.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист