Материал помещен в архив

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

18.11.2024

ВОПРОС

1. Необходимо ли вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации?

2. Есть ли типовая форма такого журнала? Если нет, то в какой форме его вести? Можно ли в электронном виде?

3. Обязательно ли указывать в журнале, какие интересы передоверяются?

4. Утверждается ли журнал в номенклатуре дел?

ОТВЕТ

1. Необходимо вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации (регистрировать доверенности).

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п.1 ст.186 ГК).

Доверенность, выдаваемая работнику, наделяет его полномочиями по представлению интересов организации перед сторонними организациями.

Оригинал доверенности на представление интересов выдается работнику, который представляет ее по месту требования. В организации остается второй экземпляр доверенности на представление интересов или ее копия.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, за исключением нерегистрируемых документов согласно перечню документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемому службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемому руководителем организации. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.122.1 п.122 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Доверенности на представительство интересов организации требуют учета и по решению организации могут регистрироваться в регистрационно-контрольной форме исходящих и внутренних документов или в отдельном журнале. Как правило, доверенности на представление интересов регистрируются в отдельном журнале регистрации.

2. Форма такого журнала нормативными правовыми актами не утверждена.

Обычно журнал состоит из следующих граф:

• «Номер доверенности»;

• «Дата выдачи»;

• «Кому выдана»;

• «Срок действия доверенности»;

• «Подпись должностного лица, получившего доверенность».

Формы документов • Журнал учета выданных доверенностей ф. М-3 (примерная форма).

Журнал регистрации доверенности можно вести на бумажном носителе или в электронном виде. Такой журнал можно не распечатывать, если организация ведет учетно-регистрационную форму в своей информационной системе (на определенном автоматизированном рабочем месте) и обеспечивает ее целостность. Для этого в ЛПА организации нужно закрепить право доступа к учетно-регистрационным формам и их ведения, способ их защиты от внесения несанкционированных изменений и др.

3. По решению организации в журнале могут указываться передоверяемые полномочия полностью или обобщенно, если они объемные.

4. Журнал регистрации доверенностей на представительство интересов организации включается в номенклатуру дел организации.

Если журнал ведется в электронном виде, то в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка о ведении его в электронном виде (ЭД) (подп.149.5 п.149 Инструкции № 4).

Срок хранения такого журнала - 3 года (п.123 Перечня № 140).

Доверенности необходимо хранить 3 года после прекращения действия доверенности (п.67 Перечня № 140).

Дополнительно по теме • Нужна информация для номенклатуры дел организации. Куда можно отнести доверенности и журнал регистрации доверенностей? • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.