Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

03.05.2023

ВОПРОС

Необходимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, контрактов, трудовых договоров, журналы регистрации заявлений о приеме, увольнении или можно вести электронную регистрацию на компьютере?

ОТВЕТ

Необходимо регистрировать приказы по личному составу, контракты, трудовые договоры, заявления в одной из возможных форм: журнале на бумажном носителе или в электронном виде или регистрационно-контрольной карточке на бумажном или электронном носителе.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно Регистрация документа - это запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции № 4).

Соответственно, все названые в вопросе документы подлежат регистрации.

При этом регистрация распорядительных документов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп.142.3 п.142 Инструкции № 4).

Таким образом, отдельно регистрируются:

• приказы по основной деятельности;

• приказы по административно-хозяйственным вопросам;

• приказы по личному составу со сроком хранения 55 лет;

• приказы по личному составу (сроком хранения 3 года).

Вместе с тем Инструкция № 4 предоставляет право выбора формы регистрации. Она может быть карточная или журнальная, на бумажном носителе или в электронном виде.

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте, например, инструкции по делопроизводству (подп.139.10 п.139 Инструкции № 4).

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

При выборе формы регистрации необходимо руководствоваться положениями Инструкции № 4 с учетом объема документов, наличия системы электронного документооборота в организации.

В отношении ведения:

1) регистрационно-контрольных карточек в Инструкции № 4 прямо указано, что они могут создаваться на бумажном или электронном носителе (подп.139.7 п.139 Инструкции № 4);

2) журналов прямая норма в Инструкции № 4 отсутствует. Поэтому возможность ведения журналов регистрации в электронном виде зависит от срока их хранения, так как для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20 к Инструкции № 4), хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч.2 п.236 Инструкции № 4).

Приложение 20 к Инструкции № 4 допускает хранить в электронном виде регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений:

• по административно-хозяйственным вопросам;

• о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Также приложение 20 к Инструкции № 4 допускает хранить в электронном виде регистрационные, регистрационно-контрольные формы входящих, исходящих и внутренних документов. К ним относятся журналы регистрации контрактов, трудовых договоров, заявлений.

Таким образом, только журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 55 лет необходимо вести на бумажном носителе или вести в электронном виде, но при передаче его в архив организации для справочных целей распечатать и заверить в порядке, установленном п.64 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения. • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.