Материал помещен в архив

ВОПРОС (ООО «П»): Необходимо ли включать в номенклатуру дел организации журналы регистрации микротравм, несчастных случаев на производстве, а также технического обслуживания огнетушителей, если они начинают вестись при возникновении первого инцидента (при первом техническом обслуживании), но таковых в организации еще не было, хотя сами журналы в наличии?

ОТВЕТ: Да, необходимо.

Если законодательство Республики Беларусь требует обязательного наличия такого журнала в организации без оговорки о необходимости его заведения лишь в случае первого инцидента, то такой журнал необходимо завести заранее, т.е. по всем правилам оформить (в частности, оформить его обложку), пронумеровать и прошнуровать (если это требуется законодательством) и включить в номенклатуру дел.

В качестве примера можно привести книгу замечаний и предложений, наличие которой в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 обязательно в любой организации. Такая книга с момента заведения в организации может не иметь ни одной записи (замечания или предложения), но при этом включение ее в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом обязательно, так как это является одним из условий подтверждения наличия такой книги в организации.

С учетом сказанного представляется необходимым включение в номенклатуру дел указанных журналов, ведение которых в организации предусмотрено законодательством, даже если предполагается, что в них долгое время не будет ни одной записи.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»