Материал помещен в архив

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ЕЕ ВИДЫ

Каждая организация независимо от формы собственности в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, а также определения сроков их хранения составляет номенклатуру дел.

Понятие. Нормативное регулирование

Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (часть четвертая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Номенклатура дел должна охватывать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации. Это означает, что номенклатура дел организации должна включать документы, образующиеся в деятельности каждого управления, отдела, сектора, иного структурного подразделения организации, каждого работника, а также общественных организаций, коллегиальных органов, комиссий, временно действующих структур организации и групп работников. Также в номенклатуру дел включаются дела с документами, которые ведутся в электронном виде.

Порядок разработки номенклатуры дел подробно регламентирован:

• Инструкцией по делопроизводству (глава 10);

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) (глава 5).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил работы архивов исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118;

• Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

При составлении номенклатуры дел организации также следует руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

Справочно Форма номенклатуры дел организации - приложение 7 к Правилам работы архивов.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 7 к Правилам работы архивов исключено постановлением № 118.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (часть пятая п.150 Инструкции по делопроизводству).

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (часть шестая п.150 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 из ч.6 п.150 Инструкции по делопроизводству слово «включительно» исключено. Комментарий см. здесь.

Номенклатуру дел организации также называют сводной номенклатурой дел. Использование такого дополнительного термина необходимо в целях смыслового разграничения понятий «номенклатура дел организации» и «номенклатура дел структурного подразделения». Употребление слова «сводная» указывает на то, что номенклатура дел организации включает все документы организации.

Номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляются на основе выписок из номенклатуры дел организации.

Сроки составления

Номенклатура дел организации на предстоящий делопроизводственный (календарный) год составляется в IV квартале текущего года.

Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года.

При реорганизации организации (если ее функции, организационно-правовой статус, структура значительно изменились и номенклатура дел не отражает реального состояния дел) номенклатура дел составляется (пересоставляется) и утверждается независимо от времени года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций).

Обратите внимание! Если в номенклатуре дел организации на будущий год нет дополнений и изменений по сравнению с ныне действующей, то номенклатура дел заново согласовывается и утверждается руководителем организации.

Кто составляет

Номенклатуру дел организации составляет служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (например, канцелярия, секретариат и т. п.), а в случае ее отсутствия - лицо, ответственное за ДОУ. Это может быть секретарь (делопроизводитель) или другой работник, в должностную инструкцию которого включены соответствующие обязанности. Номенклатура дел составляется при участии работников архива организации.

Виды номенклатуры

Устанавливаются три вида номенклатуры дел:

1) типовая;

2) примерная;

3) номенклатура дел организации (п.149 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов (часть первая п.150 Инструкции по делопроизводству).

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер (часть вторая п.150 Инструкции по делопроизводству). То есть в индивидуальную номенклатуру дел из типовой номенклатуры дел заголовки переносятся без изменений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер (часть третья п.150 Инструкции по делопроизводству).

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, приведенной в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству (часть первая п.153 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Сама номенклатура дел организации включается в отдельное дело и регистрируется в регистрационно-контрольных формах как внутренний документ. Индекс номенклатуры дел состоит из индекса дела, в которое она включается согласно номенклатуре дел организации, и порядкового регистрационного номера по соответствующей регистрационной форме учета.

Согласование и утверждение номенклатуры

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией, центральной экспертной комиссией вышестоящей организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (часть вторая п.153 Инструкции по делопроизводству).

Номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (часть первая п.155 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из части первой п.155 Инструкции по делопроизводству второе предложение исключено постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Выписка из номенклатуры дел

После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п.157 Инструкции по делопроизводству).

Выписки из номенклатуры дел можно создавать и хранить в электронном виде (п.26 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству).

Срок хранения номенклатуры дел и выписки из нее

Срок хранения номенклатуры дел организации, которая:

• является источником комплектования государственного архива, - постоянно;

• не является источником комплектования государственного архива, - 10 лет (подп.93.1 п.93 Перечня).

Срок хранения выписки из номенклатуры дел - 3 года (п.94 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.113.1 п.113 и п.114 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

05.10.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела