Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: СОСТАВЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ

Одним из сложных и важных моментов при составлении номенклатуры дел является составление заголовков дел. Заголовок дел содержится в графе 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)».

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (часть первая подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. подп.165.2 п.165 Инструкции № 4 изложен в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

В состав заголовка может включаться:

• указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело);

• разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.);

• название темы (содержание) дела.

В зависимости от категории дел дополнительно указывается:

• автор документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);

• адресат или корреспондент документов (организация или лицо, которому адресуются документы);

• содержание дела (вопрос, тема, предмет дела, отвечает на вопрос «о чем?»);

• географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относится содержание документов дела;

• копийность документов, включенных в дело.

Термин «Документы» используется в заголовке при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело. Термин «Документы» употребляется также при объединении в одном деле приложений к какому-либо документу.

Пример Документы о результатах рассмотрения замечаний или предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, переписка и др.).

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Пример Переписка с инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Заводскому району г. Минска о налогообложении организации.

Если переписка ведется более чем с тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Пример Переписка с местными исполнительными и распорядительными органами о проведении работ по благоустройству территории.

Если переписка ведется более чем с тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке не указываются.

Пример Переписка с организациями по вопросам благотворительности.

Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Пример Дело о рассмотрении заявления Ивановой Т.М.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Пример План работы отдела кадров на 2019 год.

Пример Список работников, у которых возраст, необходимый для назначения пенсии, наступает в 2019 году.

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Входящие документы», «Информация», «Общая переписка» и т. д.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование...», «Рассмотрение...», «Обеспечение...», «Анализ…» и т. д.).

Примеры составления заголовков в номенклатуре дел

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Справочно Подробно см. «Систематизация заголовков дел в пределах раздела (подраздела) номенклатуры дел».

28.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела