Материал помещен в архив

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ РАЗДЕЛА (ПОДРАЗДЕЛА) НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

• нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

• учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

• распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

• организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

• протоколы;

• планы;

• отчеты;

• договоры;

• справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

• переписка;

• учетно-регистрационные формы (подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. подп.165.2 п.165 Инструкции № 4 изложен в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

Копии документов располагаются в том же порядке, что и подлинники.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения.

Так, приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по административно-хозяйственным вопросам.

Годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т. д. Например:

• сводная бухгалтерская отчетность предприятия за 2018 год;

• квартальная и месячная бухгалтерская отчетность предприятия.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту. Например:

• переписка с представительством предприятия в г. Бресте об организации складского хранения;

• переписка с представительством предприятия в г. Гродно об организации складского хранения.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры. Необходимо учитывать значимость документов. Например, книга замечаний и предложений располагается после обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, так как содержит само содержание обращений. В то же время книга учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц располагается как учетно-регистрационная форма в конце номенклатуры дел, так как она в первую очередь выполняет учетную функцию.

Как правило, дела с заголовками, в которых использован термин «Документы», включаются в номенклатуру дел после договоров перед справочно-информационными документами.

Пример Договоры об обязательном страховании работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Документы о расследовании причин аварий, несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний (акты, планы, схемы, эскизы, технические расчеты, протоколы опросов, объяснения потерпевшего, медицинские заключения и др.). Справки о проверках выполнения планов мероприятий по охране труда.

20.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела