Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Номенклатура дел организаций сельского хозяйства: проверяем правильность составления
24.01.2022
В результате деятельности организаций сельского хозяйства образуется определенная совокупность документов - специальная документация, которая подлежит учету и хранению. В материале разъяснено, как обеспечить сохранность документов, правильно составить номенклатуру дел.
Проверяем правильность составления номенклатуры дел в сельхозорганизации, сверяя:
 |
Справочно Под сельским хозяйством понимаются виды экономической деятельности в соответствии с ОКРБ 005-2011 «Виды экономической деятельности», утв. постановлением Госстандарта от 05.12.2011 № 85 (относящиеся к секции А «Сельское, лесное и рыбное хозяйство», разделу 01 «Растениеводство и животноводство, охота и предоставление услуг в этих областях», за исключением группы «Охота и отлов, включая предоставление услуг в этих областях»). |
Сроки хранения документов организаций сельского хозяйства
Для обеспечения сохранности сельскохозяйственной документации постановлением Минсельхозпрода от 07.08.2014 № 41 установлен перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организаций, входящих в систему Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, с указанием сроков хранения.
 |
Обратите внимание! Перечень № 41 распространяется на Минсельхозпрод, комитеты по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организации, входящие в систему Минсельхозпрода. Он используется при разработке схем классификации документов; номенклатур дел; проведении экспертизы ценности документов для отбора их на хранение или для выделения к уничтожению; формировании и описании дел. Нормы Перечня № 41 обязательны к исполнению в организациях независимо от их формы собственности, а также видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве. Сроки типовых документов, которые отсутствуют в Перечне № 41, и в организациях, на которые Перечень № 41 не распространяется, устанавливаются в соответствии с Перечнем № 140. |
Ведомственные перечни (Перечень № 41) утверждаются НПА (приказами), имеющими ведомственный характер, сфера действия которых ограничена рамками принявшего их государственного органа (организации) и подчиненных ему (ей) организаций (входящих в его состав (систему)).
В свою очередь, постановление № 140 имеет статус НПА, сфера его действия распространяется на все организации Республики Беларусь.
При наличии ведомственного перечня, сфера действия которого распространяется на организацию, приоритет имеет Перечень № 140, особенно если сроки хранения документов, отраженные в ведомственном перечне, противоречат срокам, закрепленным в Перечне № 140.
Оформление номенклатуры дел
Номенклатура составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 7 к Правилам № 143 исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь. |
Принцип построения номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется по одному из принципов:
| Принцип построения | Пояснение | Пример |
| Структурный | Названиями ее разделов являются наименования структурных подразделений организации сельского хозяйства, расположенные в соответствии со штатным расписанием | 1. Аппарат управления. 2. Отдел финансирования и бухгалтерского учета. 3. Отдел семеноводства. 4. Сектор внешнеторговой политики, маркетинга и торговли. <...> 14. Отдел охраны труда. 15. Архив. 16. Профессиональный союз |
| Функциональный | Применяется в бесструктурных организациях. Названиями разделов номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации сельского хозяйства | 1. Руководство. 2. Бухгалтерский учет и отчетность. 3. Сбыт. 4. Маркетинг. <...> 7. Обеспечение охраны труда. 8. Работа архива |
| Структурно-функциональный | Наиболее оптимальный принцип построения, при котором создаются структурные подразделения, а выполнение конкретных функций возлагается на отдельных работников. Названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений и управленческих функций или направлений деятельности, выполняемых отдельными работниками |
1. Руководство. 2. Бухгалтерский учет и отчетность. 3. Отдел юридической и организационно-кадровой работы. 4. Отдел рыболовного хозяйства. 5. Отдел прудового рыболовства. 6. Любительский лов. <...> 13. Обеспечение охраны труда. 14. Работа архива |
Независимо от принципа построения номенклатуры дел:
• ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы.
|
|
Справочно Названия разделов (подразделов) номенклатуры дел - это наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации сельского хозяйства; |
• в первый раздел номенклатуры включаются дела службы документационного обеспечения управления (п.37 Правил № 143).
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением № 118. Комментарий см. здесь. |
Указание заголовков дел и заполнение граф номенклатуры дел
Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в порядке, определенном подп.39.2 п.39 Правил № 143.
Заполнение некоторых граф
| Графа номенклатуры дел | Пояснение | Пример |
| 1 «Индекс дела» | Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и состоят из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры делится на подразделы |
02-3, 11-07, 16-04 |
| Отдельные категории дел включаются в номенклатуру дел под одним индексом | 1. Ветеринарные свидетельства, формы которых установлены постановлением Минсельхозпрода от 19.05.2017 № 32. 2. Личные карточки и трудовые книжки работников и т. п. | |
| 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)» | В заголовке дела указываются название вида заводимого дела (документы, переписка, карта, журнал, ведомость, книга) или разновидностей включенных в него документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т. д.), а также тема (содержание) дела | Приказы руководителя хозяйства по основной деятельности |
| В заголовке дела может указываться номер формы соответствующего документа | Книга (журнал) регистрации поступления рыбы (форма 446-АПК.Р) | |
| 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню» | Указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно НПА, ЛПА, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения. Названия и выходные данные НПА, использованных при определении сроков хранения дел, приводятся в конце номенклатуры дел перед наименованием должности, собственноручной подписью и расшифровкой подписи лица, составившего номенклатуру. Номенклатура дел организации сельского хозяйства может составляться на основе двух перечней с указанием сроков хранения, установленных нормативными правовыми актами. При составлении номенклатуры и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. |
Номенклатура дел составлена на основании: - постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь»; - постановления Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 07.08.2014 № 41 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организаций, входящих в систему Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» |
Если НПА не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает экспертная комиссия организации сельского хозяйства исходя из практической ценности документов. В таком случае в графе 5 номенклатуры дел указываются дата и индекс (номер) протокола, фиксирующего решение экспертной комиссии об установлении срока хранения данного дела (категории дел).
 |
Пример
|
|
|
Обратите внимание! Сокращение сроков хранения документов, указанных в перечнях и иных нормативных правовых актах, не разрешается. Увеличение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это связано со спецификой деятельности организации. Решение об увеличении сроков хранения принимает центральная экспертная комиссия (ЦЭК) (экспертная комиссия (ЭК)) организации (примечание 9 к Перечню № 140).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 4 к Перечню № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. |
 |
Дополнительно по теме • Составление номенклатуры дел: 10 тем на платформе «Бизнес-Инфо». |