Номенклатура от 20.10.2021
Автор: Бекиш А.

Номенклатура дел структурного подразделения, занимающегося вопросами правового и кадрового обеспечения в государственных унитарных предприятиях и учреждениях, являющихся источниками комплектования государственных архивов (пример) (с комментариями)

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Содержание

Номенклатура от 20.10.2021
Автор: Бекиш А.

Материал помещен в архив

Александр Бекиш
начальник сектора правового и кадрового обеспечения научно-инженерного республиканского унитарного предприятия «Институт прикладных программных систем», научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

20.10.2021

Наименование организации
Наименование структурного
подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ № ___________

_________________________

(место составления)

на 20____ год

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню	Примечание
03-01	Документы о создании, государственной регистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации организации (устав, приказы, свидетельства о государственной регистрации, акты и др.)		Постоянно пп.23, 24 (подп.24.1)
03-02	Свидетельства (удостоверения) о государственной регистрации создания, изменения, прекращения существования недвижимого имущества, возникновения, перехода, прекращения права, ограничения (обременения) прав на недвижимое имущество		Постоянно п.438
03-03	Специальные разрешения (лицензии) на право осуществления лицензируемых видов деятельности		Хранится в организации до внесения в лицензию изменений и (или) дополнений, выдачи новой лицензии, прекращения действия либо аннулирования лицензии, после чего лицензия сдается в лицензирующий орган (п.50 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утв. Указом от 01.09.2010 № 450)
03-04	Генеральное и тарифное соглашения. Копии		До замены новыми п.475 (подп.475.2)
03-05	Коллективный договор на 20__-20__ годы		Постоянно п.475 (подп.475.1)
03-06	Приказы руководителя организации об утверждении структуры и штатной численности, организационно-административной схемы организации, штатного расписания, внесении изменений в штатное расписание		Постоянно п.21 (подп.21.1)
03-07	Структура и штатная численность организации, организационно-административная схема организации, штатное расписание организации		Постоянно пп.26 (подп.26.1), 32
03-08	Документы, послужившие основанием для издания приказов руководителя организации об утверждении структуры и штатной численности, организационно-административной схемы организации, штатного расписания, внесении изменений в штатное расписание (докладные записки и др.)		3 года	Протокол заседания экспертной комиссии от __.__.20__ № __
03-09	Журнал регистрации приказов руководителя организации об утверждении структуры и штатной численности, организационно-административной схемы организации, штатного расписания, внесении изменений в штатное расписание		Постоянно п.102 (подп.102.1)
03-10	Положения о структурных подразделениях организации		Постоянно п.27
03-11	Должностные (рабочие) инструкции работникам организации		50 лет п.30	После замены новыми
03-12	Правила внутреннего трудового распорядка		1 год п.470	После замены новыми
03-13	Документы по основной деятельности, представляемые ___________________________ (наименование структурного подразделения) руководству организации (докладные записки, справки, сводки, сведения и др.)		5 лет ЭПК п.36
03-14	Приказы руководителя организации о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, установлении (отмене) неполного рабочего времени, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников		75 лет п.21 (подп.21.3)
03-15	Приказы руководителя организации об отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)		3 года п.21 (подп.21.4)	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
03-16	Записки о социальных отпусках		75 лет п.21¹ (подп.21¹.1)
03-17	Записки о трудовых отпусках		3 года п.21¹ (подп.21¹.2)	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
03-18	Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)		3 года п.644
03-19	График трудовых отпусков на 20__ год		1 год п.666
03-20	Журнал регистрации приказов руководителя организации о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, установлении (отмене) неполного рабочего времени, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников		75 лет п.102 (подп.102.3)	Переходящее
03-21	Журнал регистрации приказов руководителя организации об отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)		3 года п.102 (подп.102.4)	Переходящее, ведется в электронном виде
03-22	Журнал регистрации записок о трудовом отпуске		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-23	Журнал регистрации записок о социальном отпуске		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-24	Журнал регистрации уведомлений об изменении трудовых отношений и увольнении с работы		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-25	Документы о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников (докладные записки, справки, сведения, расчеты и др.)		Постоянно п.939
03-26	Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников		5 лет ЭПК п.940
03-27	Документы о представлении к награждению, награждении почетными грамотами организаций, ценными подарками, занесении в книги почета, на доски почета (представления, характеристики, справки и др.)		75 лет ЭПК п.681 (подп.681.2)	Постоянно - в случае награждения непосредственно в организации
03-28	Личные дела работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания		Постоянно п.638 (подп.638.2)
03-29	Личные дела работников организации		75 лет ЭПК п.638 (подп.638.3)	После увольнения
03-30	Личные карточки работников организации		75 лет п.639	После увольнения
03-31	Журнал учета личных дел, личных карточек		75 лет п.640	Переходящее
03-32	Журнал учета личных карточек		75 лет п.640	Переходящее
03-33	Трудовые договоры, контракты		3 года п.641	После окончания срока действия трудовых договоров, контрактов
03-34	Журнал регистрации трудовых договоров; контрактов		3 года п.642	Переходящее, ведется в электронном виде
03-35	Трудовые книжки		До востребования п.646	Невостребованные - не менее 50 лет
03-36	Документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.)		3 года п.650	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
03-37	Заявления о выдаче во временное пользование трудовых книжек		1 год п.651
03-38	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет п.648	Переходящее
03-39	Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек		5 лет п.647	Переходящее
03-40	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним		3 года п.649	Переходящее, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
03-41	Перечень должностей, для замещения которых создается резерв руководящих кадров		До замены новыми п.625
03-42	Список лиц, состоящих в резерве руководящих кадров		Постоянно п.629
03-43	Протоколы заседаний конкурсной комиссии организации по формированию резерва руководящих кадров и документы к ним		15 лет ЭПК п.626
03-44	Документы лиц, состоящих в резерве руководящих кадров, перспективном кадровом резерве, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, анкеты и др.)		3 года п.627
03-45	Документы лиц, не включенных в резерв руководящих кадров, по результатам конкурсов по формированию резерва руководящих кадров, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, анкеты и др.)		3 года п.628
03-46	Протоколы заседаний аттестационной комиссии организации		15 лет ЭПК п.669
03-47	Протоколы заседаний квалификационной комиссии организации		15 лет ЭПК п.669
03-48	Журнал регистрации протоколов заседаний аттестационной комиссии организации		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-49	Журнал регистрации протоколов заседаний квалификационной комиссии организации		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-50	Документы о проведении аттестации и установлении квалификации, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, аттестационные листы, справки и др.)		3 года п.671
03-51	Заявления о несогласии с решениями аттестационной и квалификационной комиссий организации и документы об их рассмотрении (справки, заключения, переписка и др.)		3 года п.672
03-52	Итоговые сведения о проведении аттестации, установлении квалификации		5 лет п.674
03-53	Документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.) в пределах Республики Беларусь		3 года ЭПК п.663 (подп.663.1)	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
03-54	Документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.) за границу		10 лет ЭПК п.663 (подп.663.2)	Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет ЭПК
03-55	Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки		3 года п.664	Переходящее, ведется в электронном виде
03-56	Журнал регистрации командировочных удостоверений		3 года п.665	Переходящее, ведется в электронном виде
03-57	Документы о подтверждении трудового стажа работников (справки, переписка и др.)		5 лет ЭПК п.652
03-58	Годовой статистический отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров (ф.1-т (кадры)) за 20__ год, годовой статистический отчет о составе затрат нанимателя на рабочую силу (ф.6-т) за 20__ год		Постоянно п.160 (подп.160.2)
03-59	Месячные статистические отчеты по труду (ф.12-т) за 20__ год		Постоянно п.160 (подп.160.5)
03-60	Документы о состоянии работы с кадрами (докладные записки, отчеты, сводки, справки и др.)		Постоянно п.621
03-61	Документы о потребности в кадрах, распределении кадров, сокращении численности или штата работников (заявки, сведения, переписка и др.)		5 лет ЭПК п.622
03-62	План работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных		3 года п.656
03-63	Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.)		5 лет п.657
03-64	Личные карточки на граждан, состоящих на воинском учете в организации		3 года п.662	После увольнения или достижения гражданами предельного возраста состояния в запасе или признания граждан негодными к военной службе по состоянию здоровья
03-65	Переписка о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных		3 года п.658
03-66	Договоры о взаимодействии организации с учреждениями образования при подготовке специалистов и рабочих, заявки на подготовку специалистов, рабочих, служащих		3 года п.820	После окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора
03-67	Журнал учета договоров о взаимодействии организации с учреждениями образования при подготовке специалистов, рабочих, служащих, заявок на подготовку специалистов и рабочих		3 года п.821	Переходящее, ведется в электронном виде
03-68	Договоры в сфере дополнительного образования взрослых		75 лет п.822	После отчисления обучающегося из учреждения образования подшиваются в личные дела
03-69	Журнал учета договоров в сфере дополнительного образования взрослых		75 лет п.823	Переходящее, после окончания ведения журнала
03-70	Приказы руководителя организации о зачислении на практику обучающихся и назначении руководителей практики от организации		Постоянно п.21 (подп.21.1)
03-71	Договоры организации с учреждениями образования об организации производственного обучения, учебной, производственной практики обучающихся		3 года п.885	После окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора
03-72	Документы об организации и прохождении производственного обучения, учебной, производственной практики обучающимися (программы, планы, протоколы, списки, перечни, дневники и др.)		1 год п.889
03-73	Документы о прохождении преддипломной практики обучающимися (отчеты, задания, характеристики, отзывы, переписка и др.)		3 года п.891
03-74	Журнал регистрации приказов руководителя организации о зачислении на практику обучающихся и назначении руководителей практики от организации		Постоянно п.21 (подп.21.1)
03-75	Доверенности на представительство интересов организации		3 года п.63	После прекращения действия доверенности
03-76	Доверенности на совершение сделок		5 лет п.64	После прекращения действия доверенности, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после прекращения действия доверенности
03-77	Журнал учета доверенностей на представительство интересов организации и совершение сделок		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-78	Документы об организации и состоянии правовой работы (отчеты, справки, сведения и др.)		5 лет ЭПК п.61
03-79	Документы о разъяснении порядка применения актов законодательства (информации, справки, сведения, переписка и др.)		3 года п.62
03-80	Документы по досудебному разрешению споров (акты, протоколы, справки и др.)		3 года п.72
03-81	Претензионная переписка		3 года п.73
03-82	Документы, предоставляемые в судебные органы (исковые заявления, претензии, акты, протоколы, переписка и др.)		3 года п.69	После вынесения решения
03-83	Копии решений, приговоров, частных определений, постановлений		3 года п.70	После вынесения решения
03-84	Копии документов, представляемые в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам (акты, справки, докладные записки, характеристики и др.)		3 года п.71	После вынесения решения
03-85	Журнал учета претензий и исковых заявлений		3 года п.74	Переходящее, ведется в электронном виде
03-86	План работы ___________________________ (наименование структурного ______________ на 20__ год подразделения)		3 года п.152
03-87	Отчет о выполнении плана работы ___________________________ (наименование структурного ______________ на 20__ год подразделения)		3 года п.159
03-88	Акты приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении, увольнении работников		3 года п.38
03-89	Журналы регистрации листков нетрудоспособности		3 года п.202	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
03-90	Журнал регистрации заявлений заинтересованных лиц о выдаче справок		3 года п.458	Переходящее
03-91	Журнал регистрации заявлений работников к нанимателю		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-92	Журнал регистрации входящих документов, подлежащих регистрации в ___________________________ (наименование структурного подразделения)		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-93	Журнал регистрации исходящих документов, подлежащих регистрации в ___________________________ (наименование структурного подразделения)		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-94	Журнал регистрации внутренних документов ___________________________ (наименование структурного подразделения)		3 года п.103	Переходящее, ведется в электронном виде
03-95	Журнал учета бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь в ___________________________ (наименование структурного подразделения)		3 года п.96	Переходящее, ведется в электронном виде
03-96	Журнал учета отсутствия на рабочем месте ___________________________ (наименование структурного подразделения) по служебным вопросам		3 года п.467	Переходящее
03-97	Описи дел постоянного хранения и по личному составу ___________________________ (наименование структурного подразделения)		1 год п.126	После утверждения годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения и по личному составу
03-98	Выписка из номенклатуры дел организации		3 года п.94

Номенклатура дел составлена на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь».

Наименование должности
руководителя структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Наименование должности
работника, ответственного за архив

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

С 1 января 2023 г. действует Закон от 14.10.2022 № 213-З «О лицензировании». Комментарии см. здесь.

Комментарии

1. Перечень заголовков дел в номенклатуре дел приведен исходя из наиболее распространенных документов, заводимых в структурных подразделениях, занимающихся вопросами правового и кадрового обеспечения в государственных унитарных предприятиях и учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В зависимости от специфики деятельности организации номенклатура дел может быть дополнена иными делами либо в ней могут отсутствовать некоторые из дел, приведенные в настоящем примере.

2. Систематизация заголовков дел внутри номенклатуры дел произведена по номинально-вопросному принципу по блокам вопросов, организации могут принять иные принципы систематизации заголовков дел.

3. Индексы дел приведены в качестве примера. Индексация дел осуществляется в соответствии с локальными правовыми актами организации с учетом требований Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

4. Сроки хранения документов, послуживших основанием для издания приказов руководителя организации об утверждении структуры и штатной численности, организационно-административной схемы организации, штатного расписания, внесении изменений в штатное расписание (докладные записки и др.), равно как и других документов, не отраженных в соответствующих перечнях документов с указанием сроков хранения, должны быть определены экспертной комиссией организации по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого является организация.

5. При составлении номенклатуры дел могут использоваться также перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения.

6. Номенклатура дел подлежит визированию со стороны заведующего архивом или лица, ответственного за архив организации, а также согласованию с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии).

См. другие формы в каталоге.