Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Номенклатура дел транспортной организации: особенности составления

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.12.2021

Особенности составления номенклатуры дел транспортной организации раскрыты в разделах:

Документация транспортных организаций

Документация транспортных организаций имеет свои особенности, в том числе в классификации.

Некоторые формы документов установлены НПА:

Соответствующие НПА устанавливают требования к порядку ведения и обращения определенных документов, среди них можно выделить:

Определение сроков хранения документов транспортной организации

При обеспечении сохранности документации транспортной организации, входящей в систему Минтранса, следует руководствоваться Перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, структурных подразделений облисполкомов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области транспорта и коммуникаций, и организаций, входящих в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, уст. приказом Минтранса от 26.05.2017 № 164/Ц.

Сроки хранения иных транспортных организаций определяются по Перечню № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в Перечень № 140. Комментарий см. здесь.

Порядок составления номенклатуры дел

Номенклатура дел транспортной организации - это документ, где закреплены заголовки дел с документами, образующимися в конкретной организации, и установлены сроки их хранения.

Справочно Номенклатура составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (приложение 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 7 к Правилам № 143 исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Принцип построения

Номенклатура дел составляется по одному из принципов:

Независимо от принципа построения номенклатуры дел:

• ее структурными элементами являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Справочно Названия разделов (подразделов) номенклатуры дел - это наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности транспортной организации;

• в первый раздел номенклатуры включаются дела службы документационного обеспечения управления (п.37 Правил № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением № 118. Комментарий см. здесь.

Заголовки дел

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке (подп.39.2 п.39 Правил № 143):

Заполнение граф

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры дел делится на подразделы.

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) номенклатуры и заголовки включенных в них дел, в заголовке дела - название вида заводимого дела (документы, переписка, маршрут, журнал, ведомость, книга) или разновидностей включенных в него документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты, договоры и т. д.), а также тема (содержание) дела.

Группировать документы в дела можно по различным классификационным признакам:

• по виду грузов (фрукты, овощи, цветы и др.);

• по направлениям перевозки (городские, внутриреспубликанские, международные и др.) и т. д.

Количество видов документов, включаемых в дело, будет зависеть от специфики и масштабов деятельности организации. Например, у ИП может быть заведено одно дело с заголовком «Документы об автомобильных перевозках грузов (путевые листы, заявки на перевозку, счета-фактуры, акты о выполненных работах, CMR-накладные и др.)», в котором указанные документы будут группироваться по каждой перевозке.

В крупной организации отдельные виды документов могут формироваться в отдельные дела, например, «Путевые листы», «Договоры об автомобильных перевозках груза», «Заявки на перевозку грузов и акты выполненных работ» и др.

В заголовке дела может указываться номер формы соответствующего документа.

Пример Отчет о международных автомобильных перевозках (форма 4-тр (международные) (Минтранс)).

В заголовке дела с перепиской указывается корреспондент (наименование организации или лица, с которым ведется переписка) и по какому вопросу ведется переписка. Например, «Переписка с ООО "Тур" об организации перевозки пассажиров».

Особенность учета и хранения документов транспортных организаций - часть документов закрепляется за транспортным средством или водителем.

Пример Такими документами могут быть: • документ (сертификат) о прохождении государственного технического осмотра; • документ, подтверждающий заключение договора обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства; • санитарный паспорт на грузовое транспортное средство (при выполнении автомобильных перевозок скоропортящихся грузов и грузов, требующих соблюдения при их автомобильной перевозке специального санитарного режима) и др.

Также в транспортных организациях создается такой вид документа, как тахограмма. Тахограммы за выполненные рейсы должны храниться не менее 12 месяцев по месту нахождения юридического лица или индивидуального предпринимателя. Так как тахограммы невозможно подшить в дело, их вкладывают в конверт (файл), который подшивается в дело, и указывают номер транспортного средства.

В графе 4 номенклатуры дел указываются:

• сроки хранения дел;

• номера пунктов согласно НПА, ЛПА, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения.

Названия и выходные данные нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед наименованием должности, собственноручной подписью и расшифровкой подписи лица, составившего номенклатуру дел.

Поскольку номенклатура дел транспортной организации может составляться на основе двух перечней с указанием сроков хранения (если организация входит в систему Минтранса), установленных нормативными правовыми актами, при ее составлении и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных нормативными правовыми актами, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п.

Пример Номенклатура дел составляется на основании: постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь»; приказа Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.05.2017 № 164/Ц «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, структурных подразделений облисполкомов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области транспорта и коммуникаций, и организаций, входящих в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, с указанием сроков хранения».

Сроки хранения документов могут устанавливаться также в соответствии с требованиями иных НПА. В таком случае в графе 4 номенклатуры дел указывается пункт соответствующего НПА, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он был утвержден.

Если НПА не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает центральная экспертная комиссия (ЦЭК) (экспертная комиссия (ЭК)) транспортной организации исходя из практической ценности документов (подп.39.4 п.39 Правил № 143).

В таком случае в графе 5 номенклатуры дел указывается дата и индекс (номер) протокола, фиксирующего решение экспертной комиссии об установлении срока хранения данного дела (категории дел).

Пример Протокол заседания экспертной комиссии от 08.02.2021 № 2.

Обратите внимание! Сокращение сроков хранения документов, указанных в перечнях и иных НПА, не допускается. Увеличение установленных сроков хранения допускается, когда это связано со спецификой деятельности организации. Решение об увеличении сроков хранения принимает ЦЭК (ЭК) организации (примечание 9 к Перечню № 140).