Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: УЧАСТИЕ АРХИВА ПРИ СОСТАВЛЕНИИ

В IV квартале делопроизводственного года перед службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) организации стоит важная задача - составление номенклатуры дел на предстоящий год. Номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации до начала года, на который она составлена.

Участие работников архива организации при составлении номенклатуры дел обязательно, так как именно она является основным учетным документом всех дел организации и основой для составления архивных учетных документов.

Порядок разработки номенклатуры дел подробно регламентирован в:

• главе 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• главе 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Так, сводная номенклатура дел согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) (п.27 Правил работы архивов и п.153 Инструкции по делопроизводству).

Номенклатура дел в большей или меньшей степени используется в работе всеми структурными подразделениями организации, что связано с определенным жизненным циклом документов. В таблице представлены функции номенклатуры дел и структурные подразделения организации, которые их реализуют в практической деятельности.

Как видно из таблицы, от качества составления номенклатуры дел во многом зависит дальнейшая работа с документами уже в архиве организации, что указывает на заинтересованность работников архива в ее наличии. Также таблица показывает, что наиболее значимым для архива являются правильное составление заголовков дел, которые бы полно отражали содержащиеся в них документы, и верное определение сроков хранения документов.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел ее структурных подразделений.

Номенклатуры дел структурных подразделений согласовываются с архивом организации, это оформляется визой руководителя архива (лица, ответственного за архив), которая располагается после подписи составителя номенклатуры дел структурного подразделения организации.

Пример Заведующий архивом Подпись        И.И.Иванова 20.10.2015

Задача архива состоит в том, чтобы ознакомить работников с правилами составления номенклатуры дел, провести по необходимости совместную работу по ее составлению и проверить правильность заполнения граф. В таком случае служба ДОУ формирует сводную номенклатуру дел и проводит дополнительный контроль правильности составления представленных номенклатур дел. Однако нередко в организациях указанный этап не осуществляется, тогда на службу ДОУ перекладывается значительная часть работы по составлению номенклатуры дел, что требует дополнительных трудовых затрат от ее работников.

Сводная номенклатура дел после ее составления также визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив).

При согласовании работник архива проверяет:

• принцип построения номенклатуры дел организации;

• систематизацию заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел;

• заполнение граф номенклатуры дел;

• соответствие заголовков дел содержащимся в нем документам (выборочно);

• соответствие указанного срока хранения заголовку дела;

• соответствие указанного срока хранения пункту типового перечня документов или иному нормативному правовому акту;

• оформление номенклатуры дел организации.

Закрепление сроков хранения документов в номенклатуре дел является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работникам архива при определении сроков хранения документов необходимо сотрудничать с квалифицированными работниками структурного подразделения, в котором образуются документы. В первую очередь это требуется в случае отсутствия срока хранения документа, указанного в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

Однако могут возникнуть сложности и при использовании Перечня типовых документов.

Например, в Перечне типовых документов содержатся:

• пункт 312 «Импортные и экспортные аккредитивы и инкассо» - срок хранения 10 лет;

• пункт 313 «Документы о проведении валютных операций (аккредитивы, гарантии, переписка и др.)» - срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. срок хранения документов по импортным и экспортным аккредитивам и инкассо составляет 5 лет (п.312 Перечня в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56). В п.313 Перечня на основании указанного постановления № 56 внесено дополнение: если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет.

Целесообразно указывать в графе «Примечание» номенклатуры дел фамилии работников, ответственных за формирование конкретного дела:

* Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне типовых документов в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок их хранения после проведения экспертизы ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Это упростит взаимодействие работников архива и структурного подразделения при организации подготовки дела к передаче в архив.

Таким образом, номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией, центральной экспертной комиссией вышестоящей организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

30.09.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела