Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример) 08.01.2014 автор Пешкова Г.

Номенклатура от 08.01.2014
Автор: Пешкова Г.

Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример)

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Министерство образования Республики Беларусь
Комитет по образованию Мингорисполкома
Учреждение образования «Минский государственный колледж»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

26.12.2013 № 1-24/362

г.Минск

на 2014 год

УТВЕРЖДАЮ
Директор УО «Минский государственный колледж»
Подпись Н.П.Чурикова
«26» декабря 2013 г.

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел, томов	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Приемная-1
1-1	Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Министерства образования РБ (далее - Минобразования), Комитета по образованию Минского горисполкома, районной администрации). Копии		До минования надобности, п.8
1-2	Документы о регистрации, лицензировании, аттестации (уставы, лицензии, свидетельства и др.)		Постоянно, п.21
1-3	Паспорт колледжа		Постоянно, п.235
1-4	Приказы директора по основной деятельности (о назначении комиссий, государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.)		Постоянно, п.19.1
1-5	Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности		5 лет, п.19.2	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
1-6	Положения о структурных подразделениях колледжа		Постоянно, п.25
1-7	Протоколы заседаний педсовета и документы к ним		Постоянно, п.15
1-8	Протоколы заседаний Совета колледжа и документы к ним		Постоянно, п.15
1-9	Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы к ним		15 лет ЭПК (примечание 1), п.694
1-10	Документы по государственной аккредитации колледжа (заключения, справки, сертификаты о государственной аккредитации, акты, переписка и др.)		Постоянно, п.259
1-11	Переписка с вышестоящими органами управления, об организации учебно-воспитательной и методической работы		Постоянно, п.31
1-12	Обращения граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением		5 лет ЭПК (примечание 1), п.54	В случае неоднократного обращения - 5 лет ЭПК с даты последнего обращения. Предложения по улучшению деятельности Минобразования, организаций, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества - постоянно
1-13	Книга замечаний и предложений		5 лет, п.57	После окончания ведения и передачи в архив колледжа
1-14	Документы о результатах рассмотрения предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.)		5 лет, п.58	После окончания ведения и передачи в архив колледжа книги замечаний и предложений
1-15	Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (о назначении комиссий, в т.ч. государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.)		Постоянно, п.80.1	Подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
1-16	Журнал регистрации приказов директора по административно-хозяйственной деятельности		5 лет, п.80.2
1-17	Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц		5 лет, п.56
1-18	Журнал регистрации входящей корреспонденции		3 года, п.81
1-19	Журнал регистрации исходящей корреспонденции		3 года, п.81
1-20	Журнал регистрации заявлений сотрудников		5 лет, п.81
1-21	Журнал регистрации докладных записок сотрудников		3 года, п.81
1-22	Журнал учета междугородних телефонных звонков		6 месяцев, п.1510
1-23	Журнал учета рабочего времени		3 года, п.721
1-24	Сводная номенклатура дел колледжа		Постоянно, п.70.1
Кадры-2
2-1	Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Минобразования, Комитета по образованию Мингорисполкома, районной администрации) по организационным вопросам кадровой работы. Копии		До минования надобности, п.8
2-2	Приказы директора о приеме, переводе, увольнении, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников		75 лет, п.19.3
2-3	Приказы директора о награждениях, поощрениях, премировании		75 лет, п.19.3
2-4	Приказы директора о предоставлении социальных отпусков		75 лет, п.19.3
2-5	Приказы директора о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)		3 года, п.19.4	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
2-6	Должностные инструкции работникам колледжа		50 лет, п.28	После замены новыми
2-7	Правила внутреннего трудового распорядка колледжа		1 год п.1412	После замены новыми
2-8	Годовые статистические отчеты колледжа о численности, составе, профессиональном обучении кадров (форма 6-т (кадры))		Постоянно, п.622
2-9	Документы о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников (докладные записки, справки, сведения, расчеты и др.)		Постоянно, п.690
2-10	Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.)		5 лет, п.660
2-11	Документы по персонифицированному учету работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении, формы ПУ-1, ПУ-2)		5 лет, п.850
2-12	Личные дела работников колледжа		75 лет, п.641.3	После увольнения
2-13	Личные учетные карточки работников колледжа		75 лет, п.642	После увольнения
2-14	Трудовые договоры, контракты		3 года, п.644
2-15	Трудовые книжки работников колледжа		До востребования, п.649	Невостребованные - 50 лет
2-16	Графики трудовых отпусков		1 год, п.669
2-17	Графики учебных процессов переподготовки, повышения квалификации, профессиональной подготовки		1 год, п.683	После замены новыми
2-18	Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров		Постоянно, п.632
2-19	Журнал учета личных дел работников		75 лет, п.643
2-20	Журнал регистрации приказов директора о приеме, переводе, увольнении, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников		75 лет, п.80.3
2-21	Журнал регистрации приказов директора о награждениях, поощрениях, премировании		75 лет, п.80.3
2-22	Журнал регистрации приказов директора о предоставлении социальных отпусков		75 лет, п.80.3
2-23	Журнал регистрации приказов директора о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)		3 года, п.80.4
2-24	Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет, п.651
2-25	Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек работников		5 лет, п.650
2-26	Журнал учета трудовых договоров, контрактов		3 года, п.645
2-27	Журнал регистрации командировочных удостоверений		3 года, п.668
2-28	Выписка из номенклатуры дел колледжа		3 года, п.71
Бухгалтерия-3
...
Учебная деятельность-4
...
Административно-хозяйственная деятельность-9
9-1	Нормативные документы (постановления, приказы, распоряжения, решения, инструктивные письма и приложения к ним Минобразования, комитета по образованию Мингорисполкома, районной администрации). Копии		До минования надобности, п.8
9-2	Приказы директора по основной деятельности (о назначении комиссий, в т.ч. государственной экзаменационной комиссии, утверждении планов, положений, инструкций и др.). Копии		3 года, п.19.1	Постоянно, в деле № 1-4
9-3	Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности. Копии		3 года, п.19.2	Постоянно, в деле № 1-5
9-4	Должностные инструкции работникам административно-хозяйственной части. Копии		3 года, п.28	Постоянно, в деле № 2-6
9-5	Технические паспорта зданий колледжа		Постоянно, п.1073* (примечание 2)
9-6	Планы работы по проведению противопожарных и санитарных мероприятий		5 лет ЭПК (примечание 1), п.756
9-7	Акты о выполнении капитального и текущего ремонта объектов		5 лет, п.1260
9-8	Переписка о содержании объектов и прилегающей к ним территории в надлежащем техническом и санитарном состоянии		3 года, п.1249
9-9	Документы по тендерам (конкурентные листы, подрядные переговоры, тендеры)		3 года, п.44
9-10	Отчеты о потреблении топливно-энергетических ресурсов, о потреблении воды		Постоянно, п.210
9-11	Журнал учета путевых листов, показаний спидометров, расхода топлива, регистрации температуры воздуха		3 года, п.1483
9-12	Журналы регистрации инструктажа по охране труда		10 лет, п.830	С даты внесения последней записи
9-13	Журнал учета занятий по гражданской обороне		3 года, п.1474	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля
9-14	Выписка из номенклатуры дел колледжа		3 года, п.71
...
Архив-12
12-1	Положение об архиве колледжа. Копия		3 года, п.25	Постоянно, в деле № 1-6
12-2	Положение об экспертной комиссии колледжа. Копия		3 года, п.25	Постоянно, в деле № 1-6
12-3	Должностные инструкции работникам архива. Копии		3 года, п.28	Постоянно, в деле № 2-6
12-4	Протоколы заседания экспертной комиссии колледжа и документы к ним		Постоянно, п.88
12-5	Паспорт архива колледжа		Постоянно, п.87
12-6	Сводные описи дел постоянного хранения, справочный аппарат к ним		Постоянно, п.98
12-7	Сводные описи дел по личному составу		75 лет, п.99
12-8	Сводные описи дел временного (свыше 10 лет) хранения		До минования надобности, п.100
12-9	Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению		Постоянно, п.87
12-10	Документы о выдаче дел во временное пользование (заказы, акты, переписка и др.)		3 года, п.105	После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архивах Минобразования, организаций
12-11	Заявления на выдачу документов из архива в структурные подразделения		3 года, п.105	После возврата дел и при условии проведения проверки наличия и состояния дел в архивах
12-12	Описи дел структурных подразделений		1 год, п.101	После утверждения сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) или включения дел за соответствующий год в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
12-13	Книги учета поступления и выбытия документов		Постоянно, п.122*
12-14	Книга выдачи дел из архива		3 года, п.104
12-15	Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха		1 год, п.103
12-16	Сводная номенклатура дел колледжа		Постоянно, п.70.1

Номенклатура дел составлена на основании:

1) перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минобразования РБ от 24.05.2012 № 52;

2) перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2014 году в Минском государственном колледже

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Архивариус

Подпись

Е.И.Машкевич

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной
комиссии (ЭК) учреждения образования
«Минский государственный
колледж»
___________ № _____

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертно-методической комиссии (ЭМК)
архивного учреждения
________ № __________
Председатель Подпись

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 5 июля 2016 г. постановлением Белстата от 13.06.2016 № 63 утверждена новая форма государственной статистической отчетности 1-т (кадры) «Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров». Форма вводится в действие начиная с отчета за 2016 г.

С 7 июня 2018 г. следует применять формы ПУ-1 и ПУ-2 с изменениями, внесенными постановлением Совета Министров РБ от 25.05.2018 № 396.

Примечание 1. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Примечание 2. Знак «*» ставится в случае использования пункта перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

Справочно

Об особенностях составления номенклатуры дел в учреждении образования читайте здесь.

08.01.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»