Материал помещен в архив

НОВЫЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО АДМИНИСТРАТИВНЫМ ПРОЦЕДУРАМ.
Комментарий к Методическим рекомендациям по ведению делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденным Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 23.05.2018 № 20

Порядок ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, межведомственных и других комиссиях (далее - организациях) определяется Инструкцией о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39 (далее - Инструкция по административным процедурам).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. Инструкция по административным процедурам изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31.

Справочно Под административной процедурой понимаются действия уполномоченного органа, совершаемые на основании заявления заинтересованного лица, по установлению (предоставлению, удостоверению, подтверждению, регистрации, обеспечению), изменению, приостановлению, сохранению, переходу или прекращению прав и (или) обязанностей, в том числе заканчивающиеся выдачей справки или другого документа (его принятием, согласованием, утверждением), либо регистрацией или учетом заинтересованного лица, его имущества, либо предоставлением денежных средств, иного имущества и (или) услуг за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, из имущества, находящегося в республиканской или коммунальной собственности (п.1 ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур», далее - Закон).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. п.1 ст.1 Закона изложен в новой редакции Законом от 07.12.2023 № 314-З.

Однако многие закрепленные в законодательстве нормы требуют дополнительного разъяснения применения в практике работы организаций. В связи с этим были подготовлены Методические рекомендации по ведению делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2018 № 20 (далее - Методические рекомендации).

В Методических рекомендациях выделены принципы и подходы, в соответствии с которыми должна документироваться деятельность по осуществлению административных процедур, а также предложены различные варианты регистрации и индексации, формирования и хранения документов по осуществлению административных процедур, разработаны регистрационно-контрольные формы регистрации заявлений заинтересованных лиц, административных жалоб, административных решений.

Методические рекомендации состоят из девяти глав:

• «Общие положения»;

• «Виды заявлений заинтересованных лиц»;

• «Общие требования к ведению делопроизводства по административным процедурам»;

• «Регистрация и индексация заявлений заинтересованных лиц, административных решений и административных жалоб заинтересованных лиц»;

• «Порядок рассмотрения заявлений заинтересованных лиц»;

• «Обжалование административных решений»;

• «Формирование и хранение дел с документами по осуществлению административных процедур»;

• «Анализ и обобщение работы с замечаниями и предложениями заинтересованных лиц»;

• «Организация и документальное оформление приема заинтересованных лиц».

Важной частью Методических рекомендаций являются разработанные в качестве приложений примеры организационно-распорядительных и справочно-информационных документов, образующихся в делопроизводстве по административным процедурам.

Ведение делопроизводства по административным процедурам

Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства (общего делопроизводства, делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и др.).

Так, делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализовано (п.4 Инструкции по административным процедурам).

Поступление в государственный орган, иную организацию заявления заинтересованного лица является основанием для работы с ним и принятия решения по факту его рассмотрения.

Такое обращение заинтересованного лица может быть подано в трех формах:

1) письменной (в ходе приема заинтересованного лица, нарочным (курьером), по почте, если в соответствии с законодательством об административных процедурах не требуется личного присутствия заинтересованного лица);

2) устной (в ходе приема заинтересованного лица);

3) электронной (через единый портал электронных услуг после получения к нему доступа).

По заявлению заинтересованного лица принимается одно из следующих административных решений об (о):

• отказе в принятии заявления заинтересованного лица;

• осуществлении административной процедуры;

• отказе в осуществлении административной процедуры.

Как правило, итогом осуществления административной процедуры является документирование ее результата в различных формах. Это может быть решение, извещение о решении, свидетельство, лицензия, сертификат, внесение записей в регистры, реестры, протоколы, банки данных, иные документы или информационные ресурсы и др.

К письменной форме административного решения приравниваются справки или другие документы, выдаваемые при осуществлении административных процедур.

Оформление справок

Республиканские органы государственного управления вправе устанавливать типовые формы справок, выдаваемых заинтересованным лицам, в отношении административных процедур, осуществляемых этими органами и подчиненными или входящими в их состав (систему) организациями, если формы таких справок не установлены законодательными актами и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь.

Анализ установленных форм справок свидетельствует об их несоответствии требованиям Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). С учетом норм Инструкции по делопроизводству справки должны оформляться на общем бланке организации, а не на бланке для письма.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Например, заголовочная часть справки о месте работы, службы и занимаемой должности, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140, выглядит следующим образом:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 августа 2024 г. следует руководствоваться вышеназванной формой в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 15.07.2024 № 53.

В соответствии с главой 4 Инструкции по делопроизводству при составлении справки в конкретном государственном органе, иной государственной организации ее заголовочная часть должна быть оформлена следующим образом:

О месте работы, службы и занимаемой должности

Кроме того, на верхнем поле бланков государственных органов и иных государственных организаций должно помещаться изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Заголовочная часть справки, составляемой в негосударственной организации, которая не обязана использовать общие бланки на двух языках с продольным расположением реквизитов может иметь следующий вид:

О месте работы, службы и занимаемой должности

При разработке форм других документов, создаваемых в процессе осуществления административных процедур (заявление, извещение, выписка из решения, заключение, протокол и др.), также необходимо руководствоваться нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства.

Включение в номенклатуру дел документов по осуществлению административных процедур

Определенные сложности при формировании и включении в номенклатуру дел документов по осуществлению административных процедур вызывает то обстоятельство, что сроки хранения документов по административным процедурам не определены Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в Перечень № 140. Комментарий см. здесь.

В связи с этим при составлении номенклатуры дел и включении в нее документов по осуществлению административных процедур руководствуются ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения.

Например, в Перечне документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов и республиканских архивных учреждений, с указанием сроков хранения, установленном приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.05.2012 № 147, определен срок хранения для документов по осуществлению административных процедур по запросам социально-правового характера, поступившим от граждан, - 5 лет ЭПК. При этом в ряде ведомственных перечней с указанием сроков хранения административные процедуры включаются в отдельные функциональные разделы или выделяются в качестве самостоятельного раздела.

В то же время в ряде государственных органов ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения отсутствуют, а в имеющиеся документы по осуществлению административных процедур не включаются.

Сроки хранения документов по осуществлению административных процедур могут также содержаться в иных нормативных правовых актах.

При установлении сроков хранения таких документов не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, необходимо руководствоваться требованиями нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства, то есть определять сроки хранения на заседании экспертной комиссии или центральной экспертной комиссии организации.

Обжалование административного решения

Заинтересованное лицо и третье лицо обладают правом на обжалование административного решения в административном (внесудебном) порядке (п.1 ст.30 Закона).

В Методических рекомендация определен порядок регистрации административной жалобы, ее рассмотрения и оформления решения по административной жалобе.

Руководители уполномоченных органов или уполномоченные ими работники регулярно, но не реже одного раза в квартал, анализируют замечания и предложения заинтересованных лиц, касающиеся осуществления административных процедур в уполномоченных органах, в целях оптимизации деятельности этих органов и устранения имеющихся в их работе недостатков (п.2 ст.45 Закона).

Методические рекомендации содержат примерные формы аналитических и обобщающих документов, необходимых для качественного и количественного анализа заявлений заинтересованных лиц.

Организация приема заинтересованных лиц

Прием заинтересованных лиц осуществляется в порядке очередности. Следует организовывать такой порядок проведения приема заинтересованных лиц, который позволит обеспечить непрерывность их приема (п.3 ст.6 Закона).

Прием заинтересованных лиц осуществляют работники, уполномоченные руководителем организации на такой прием.

В этих целях в Методических рекомендациях предлагается составлять график приема заинтересованных лиц и ведения записи на прием заинтересованных лиц в специальной регистрационной форме, в которой определяется очередность приема таких лиц.

19.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела