Материал помещен в архив

НОВЫЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ.
Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.05.2017 № 18

В настоящее время работа с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее - заявители) в Республике Беларусь регулируется:

• Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон);

• Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 января 2023 г.  постановлением Совмина от 19.12.2022 № 877 внесены изменения в Положение № 1786, в частности изменено название: «Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц». Комментарий см. здесь.

Несмотря на наличие указанных документов, многие нормы требуют дополнительного разъяснения своего применения в практике работы государственных органов, иных организаций, так как ежегодно в государственные органы, иные организации поступает значительное количество обращений заявителей.

Так, Методические рекомендации по ведению делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.05.2017 № 18 (далее - Методические рекомендации), дополнительно разъясняют порядок работы по рассмотрению обращений заявителей в организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и направлений деятельности.

Методические рекомендации состоят из 10 глав: общие положения, виды обращений заявителей, общие требования к ведению делопроизводства по обращениям заявителей, регистрация обращений заявителей, индексация обращений заявителей и ответов (уведомлений) на них, порядок рассмотрения обращений заявителей, обжалование ответов или решений заявителями, формирование и хранение дел с обращениями заявителей, анализ и обобщение работы с обращениями заявителей, организация и документальное оформление личного приема заявителей.

Важной частью Методических рекомендаций являются разработанные в качестве приложений примеры организационно-распорядительных и справочно-информационных документов, образующихся в делопроизводстве по обращениям граждан и юридических лиц.

Ведение делопроизводства в структурных подразделениях с правами юридического лица, филиалах

Делопроизводство по обращениям заявителей ведется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства.

В соответствии с частью четвертой п.4 Положения делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях ведется централизованно. Это предполагает, что после исполнения уполномоченному должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям, возвращаются обращение заявителя, документы, связанные с его рассмотрением, ответ (уведомление) на обращение заявителя для централизованного формирования соответствующего дела и картотеки. На практике такая система делопроизводства применяется в большинстве организаций.

Основная проблема, возникающая в практическом применении системы ведения делопроизводства по обращениям граждан, - ее применение в структурных подразделениях организаций с правами юридического лица, филиалах. Централизованная система предполагает самостоятельный порядок регистрации, формирования дела и хранения различных видов документов, образующихся в деятельности организаций. При этом структурные подразделения с правами юридического лица, филиалы ведут общее делопроизводство как централизованно, так и децентрализованно, а делопроизводство по обращениям граждан - централизованно. Структурные подразделения с правами юридического лица, филиалы, как правило, являются самостоятельными источниками комплектования государственных архивов, и документы, образующиеся в их деятельности, включая обращения граждан, составляют их отдельный фонд.

С учетом изложенного централизованный порядок, установленный в Положении, предполагает возвращение исполненных обращений граждан для централизованного формирования дел и информационно-справочного аппарата должностному лицу, назначенному распорядительным документом руководителя данного структурного подразделения и филиала, а не в организацию, структурным подразделением или филиалом которой они являются.

Проставление отметки о поступлении обращения на втором экземпляре (копии)

В Методических рекомендациях подробно рассмотрен порядок регистрации и индексации обращений заявителей, в частности формы регистрации обращений, состав регистрационно-контрольных форм и порядок их заполнения. Отмечено, что нормативными правовыми актами не предусмотрено проставление отметки о поступлении обращения на втором экземпляре (копии), остающемся у гражданина. В то же время работник службы документационного обеспечения управления организации по просьбе гражданина может проставить такую отметку на остающемся у него экземпляре (копии) или сообщить устно дату и регистрационный индекс поступившего обращения. Данная норма может быть закреплена по решению руководителя организации в соответствующем локальном нормативном правовом акте организации.

Электронные обращения

В Методических рекомендациях отражены вопросы регистрации электронных обращений, оформления на них резолюции, оформления ответов (уведомлений) на обращения заявителей, отправляемых по электронной почте, в форме электронных документов, проставления реквизита «Отметка об исполнении и направлении в дело», ведения гибридных дел.

Важным уточнением является оформление реквизита «Подпись» на ответе (уведомлении) в электронном виде.

Так, ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются руководителями и остаются в делопроизводстве государственных органов (часть вторая п.23 Положения).

Из этого следует, что ответ на электронное обращение должен быть изначально оформлен на бумажном носителе, затем подписан руководителем и только после этого электронный экземпляр ответа может быть направлен заявителю. При этом организация может отправлять ответ в виде сканированной копии бумажного документа либо в виде файла документа в электронном виде, созданного изначально до распечатки и подписания.

Регистрация ответов (уведомлений) на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений

В Методических рекомендациях также отражен порядок ведения делопроизводства по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, который определяется Положением о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285.

Так, в главе 4 Методических рекомендаций предложены два варианта регистрации ответов (уведомлений) на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений:

1) ответы (уведомления) могут регистрироваться в отдельной регистрационно-контрольной форме (примерная форма журнала регистрации ответов (уведомлений) на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, приведена в приложении к Методическим рекомендациям);

2) порядковыми номерами при их регистрации могут являться порядковые номера записей в книге замечаний и предложений с добавлением соответствующих обозначений (индекс дела по номенклатуре дел, первая буква фамилии гражданина и др.). В данном случае отдельный журнал регистрации ответов (уведомлений) на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, не ведется.

Анализ результатов работы с обращениями

Организации в целях постоянного совершенствования работы с обращениями обязаны изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, размещать на своих официальных сайтах в глобальной компьютерной сети Интернет ответы на наиболее часто поднимаемые в обращениях вопросы, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений в этих организациях и принимать меры по устранению указанных в обращениях и выявленных нарушений (ст.28 Закона).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 июля 2020 г. следует руководствоваться п.1 ст.28 Закона в редакции Закона Республики Беларусь от 17.07.2020 № 50-З: «Организации в целях постоянного совершенствования работы с обращениями обязаны изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, размещать на своих официальных сайтах в глобальной компьютерной сети Интернет ответы на наиболее часто поднимаемые в обращениях вопросы (при их наличии), обеспечивать соблюдение порядка рассмотрения обращений и принимать меры по устранению указанных в обращениях и выявленных нарушений.». Комментарий см. здесь.

В качестве приложений к Методическим рекомендациям приведены примеры оформления:

• сводки с обобщением результатов работы с обращениями граждан и юридических лиц;

• сводки о неисполненных обращениях заявителей;

• справки о реализации предложений граждан и др.

Порядок обжалования обращений

Отдельная глава 7 «Обжалование ответов или решений заявителями» Методических рекомендаций посвящена порядку обжалования обращений заявителей. Право на обжалование ответа на обращение или решения об оставлении обращения заявителя без рассмотрения по существу закреплено в ст.20 Закона. Этой статьей предусматривается, что ответ организации на обращение или решение об оставлении обращения заявителя без рассмотрения по существу могут быть обжалованы в вышестоящую организацию.

Личный прием граждан

В Методических рекомендациях уделено внимание и организации личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц (глава 10 «Организация и документальное оформление личного приема заявителей»).

Личный прием осуществляют руководители этих организаций и уполномоченные ими должностные лица не реже одного раза в месяц (ст.6 Закона).

Справочно Подробно см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

11.12.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела